Verwaltungsorganisation

Maßnahmen, durch die

Aufgaben

Menschen und

Mittel

unter

- rationalen (vernünftigen, planvollen und methodischen)

- rationellen (zweckmäßigen, wirtschaftlichen und erfolgreichen)

Gesichtspunkten verknüpft werden.

Ziel ist, Aufgaben der Verwaltung optimal, d.h. bestmöglich zu erfüllen.

Die Organisation schafft hierfür die Rahmenbedingungen

Ziele:

• rechtmäßige (nach Gesetz (Art. 20 GG))

• zweckmäßige (sinnvoll, wie es der Aufgabenstellung entspricht)

• einfache

• schnelle

• sparsame und wirtschaftliche , also bürgernahe, bürgerfreundliche (z.B. angemessene Öffnungszeiten)

AUFGABENERFÜLLUNG

Elemente der Verwaltungsorganisation

• Aufgaben

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Gebäude, Räume, Sachmittel

• Informationstechnik

• Zeit

• Information

Verwaltungsorganisation

• Aufbauorganisation (institutionelle Organisation)

• Ablauforganisation (funktionelle Organisation)

Organisationsmittel

Organisationspläne

• Aufgabengliederungsplan

• Verwaltungsgliederungsplan

• Geschäftsverteilungsplan

• Stellenplan

• Produktplan

Anweisungen

• Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung

• Spezielle Dienst- und Geschäftsanweisungen

Alle Gemeinden haben Organisationshoheit, da es dafür meist keine speziellen Gesetze gibt (Artikel 28 GG)

Organisationshoheit

• Selbstverwaltungsgarantie (Art 28 GG)

• Selbstverwaltungsgarantie (Art. 46 LV-SH)

• Selbstverwaltungsgarantie ( §1 GO-SH)

• Allzuständigkeit (§2 GO-SH)

Verwaltungsleitende Organe

Organisation (Abgrenzung vom Kommunalrecht)

äußere Organisation (befaßt sich mit den Organen) - innere Organisation

Aufgaben der Gemeinde

weisungsfreie Aufgaben: (prüft die „Kommunalaufsicht“)

Pflichtige Aufgaben: z.B. Schulen, Straßen, Kindergärten, Brandschutz)

freiwillige Aufgaben: z.B. Bücherei, Schwimmhalle, Museum..

weisungsgebundene Aufgaben: (prüft die „Fachaufsicht))

z.B. Ordnungsangelegenheiten, Standesamt, Bauaufsicht

Außerdem: bei Kreisen ist der Landrat allgemeine untere Landesbehörde (§ 3 Allgemeine untere Landesbehöde)

Verwaltungssysteme:

• nummerische

• alphabetische (Personalakten, Steuerakten)

• zeitlich

• geographisch

• Dezimalklassifizierungssystem

Grundlagen für Organisationspläne:

• Einheitsgliederungsplan von 1937 vom Dt. Gemeindetag

• KGST-Modell von 1967 bis 1979

Der Einheitsgliederungsplan

Dieser ist 1937 vom Deutschen Gemeindetag herausgegeben und den Gemeinden als Grundlage für die Verwaltungsorganisation empfohlen worden.

Dieser Plan gliedert die in der kommunalen Gemeinde anfallenden Aufgaben unter Verwendung des Zehnersystems (Dezimalklassifikation) in zehn Hauptaufgabengruppen.

Aus den Hauptaufgabengruppen entstehen die Aufgabengruppen , indem an die Ziffer der Hauptaufgabengruppen eine weitere Ziffer von 0-9 angefügt wird. In gleicher Weise werden innerhalb der Aufgabengruppe die Aufgabenuntergruppen gebildet.

Hauptaufgabengruppen:

0 Allgemeine Verwaltung

1 Öffentliche Sicherheit und Ordnung

2 Schulen

3 Kultur

4 Soziale Aufgaben

5 Gesundheitswesen

6 Bau- und Wohnungswesen

7 Öffentliche Einrichtungen und Wirtschaftsförderung

8 Wirtschaftliche Unternehmen

9 Finanzen und Steuern

Aufgabengruppen (Beispiele)

0 Allgemeine Verwaltung

00 Verfassung

01 Innere Organisation

02 Sachverwaltung

03 Personalverwaltung

04 Weisungsangelegenheiten

05 Weisungsfreie Angelegenheiten

06 Rechnungsprüfungswesen

Aufgabenuntergruppen (Beispiele)

01 Innere Organisation

010 Verwaltungsgliederung

011 Geschäfts- und Dienstverteilung

012 Geschäftsordnung

013 Aktenordnung / Aktenplan

014 Dienstanweisungen

Das Zehnersystem (dekadisches System) wurde auch bei der Gliederung und Gruppierung des Haushaltspläne der Gemeinden und Gemeindeverbände nach den Ausführungsvorschriften zur GemHVO in der jeweils geltenden Fassung berücksichtigt. Der Gliederungsplan ist in 10 Einzelpläne (0-9) eingeteilt. Der Inhalt und die Bezeichnungen stimmen jedoch mit den Hauptaufgabengruppen des Einheitsgliederungsplanes nicht ganz überein. Die Einzelpläne sind Abschnitte, in einigen Fällen auch in Unterabschnitte unterteilt.

Aufgabengliederungplan

Auszug aus dem KGST Modell Aufgabengliederungsplan

Aufgabengruppe 11 Personal

1. Federführung bei der Personalbedarfsplanung

2. Personalbeschaffung

3. Personaleinsatz

4. Personalangelegenheiten der MitarbeiterInnen insbesondere:

- Einstellung, Ernennung, Höhergruppierung, Beförderung, Kündigung

- Bezahlung und Versorgung, Sozialversicherung

- Beihilfen, Reisekosten, Umzugskosten

1. u.s.w.

Verwaltungsgliederungsplan

Grundsätze für die Geschäftsverteilung

• sachliche Aufgabengliederung

• Zuständigkeitsregelung (klare Abgrenzung von Zuständigkeiten)

• Einordnung der Mitarbeiter (wer ist mein/meine Vorgesetzte/r)

• Verantwortung und Befugnisse delegieren (Unterschriftsbefugnis, Auftragserteilung, Dienstsiegelführung)

• Vertretungsregelung (klar und eindeutig)

• Verwirklichung des Leistungsprinzips (Arbeitsumfeld,angemesene Belastung)

Kreisfreie Städte in Schleswig-Holstein

• Neumünster

• Flensburg

• Lübeck

• Kiel

haben jeweils eine/einen OberbürgermeisterIn

Stellenbeschreibung/Arbeitsplatzbeschreibung

• Einzelaufgabenbeschreibung der Stelle /Ausfgabe

• Rechtskenntnisse- weche Vorschriften muss man kennen?

• Einordnung (Untergebene, Vorgesetzte)

• Befugnisse

• Einzeltätigkeiten mit Angabe der Zeit, bezogen auf die Gesamtarbeitszeit

Wie erstellt man am besten eine Arbeitsplatzbeschreibung?

• Arbeistplatzaufzeichnungen, täglich vom Stelleninhaber

• Schätzungen

Tätigkeiten+Tätigkeitsmerkmale=Arbeitsplatzbewertung

Vergütungsgruppen:

• Angestellte Vergütungsgruppen : X-I (I ist das höchste)

• ArbeiterInnen Lohngruppen: 1 - 7 (7 ist das höchte)

• Beamte: A1 - A16

Produktplan

Muster Produktplan für den Bereich Jugend

Dienst und Geschäftsanweisungen

So wie Organisationspläne zur Regelung organisatorischer Entscheidungen der Aufbauorganisation eingesetzt werden, sind Dienst- und Geschäftsanweisungen das klassische Organisationsmittel der Ablauforganisation.

Es gibt:

• allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisungen und

• besondere Dienst- und Geschäftsanweisungen

Z.B. für bestimmte Fachbereich oder Anweisungen für Tätigkeiten, die überall vorkommen können.

Bedeutung:

Dienst und Geschäftsanweisungen sind Führungsmittel der Verwaltungsführung, um die Organisations- und Verwaltungsziele zu erreichen. Sie dienen dazu, die Abläufe zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Sie sind für die Führung zugleich ein Mittel der Kontrolle, der Information sowie des Führungsstils (Art und Weise der Einwirkung auf MitarbeiterInnen). Da diese Anweisungen herkömmlich sind, stehen sie neben den modernen Mitteln (z.B. Berichtswesen, Controlling, Kontraktmanagement, Gesprächsführung) im Rahmen des neuen Steuerungsmanagements.

Abgrenzung

Dienst und Geschäftsanweisungen sind keine Rechtsvorschriften, jedoch Weisungen, Anordnungen oder auch Empfehlungen. Sie sind von den Mitarbeitern zu beachten, soweit nicht Ausnahmen bestehen. Dies gilt beispielsweise nach dem Landesbeamtengesetz SH, soweit die Anordnung strafbar oder ordnungswidrig sind oder die Würde des Menschen verletzt. Dienst- und Geschäftsanweisungen dürfen nicht mit Geschäftsordnungen, die sich die Gremien (z.B. Gemeindevertretung nach §34 GO) geben, verwechselt werden.

Beispiel für den Inhalt einer Allgemeinen Dienst und Geschäftsanweisung:

1. Allgemeines

1.2 Rechtscharakter und Zweck

1.3 Geltungsbereich

1.4 Hinweis

1. Grundsätze

2.1. Leitbild

2.2 Neues Steuerungsmodell

2.3 Koordination

1. Organisationseinheiten und Funktionen

3.1. Organisationseinheiten

3.2. Funktionen

3.3. Dienstvorgesetzte

3.4. Fachvorgesetzte

3.5. ProjektgruppenleiterIn

1. Organisationspläne

4.1. Kennzeichen der Organisationseinheiten.

4.2.Verwaltungsgliederungsplan und Geschäftsverteilungsplan

4.3. Produktinformation

4.4.Arbeitsverteilungsplan

4.5. Stellenplan

4.6. Aktenplan

1. Dienst- und Fachaufsicht

5.1. Dienst- und Fachvorgesetzte

5.2. Führungskräfte

1. Führungsgrundsätze

2. Kundenorientierung

7.1. Verhalten gegenüber Kunden

7.2. Einladungen/Termine

7.3. Aufzeichnungen

7.4. Auskünfte

7.5. Telefonverkehr

1. Personalrechtliche Grundsätze

8.1. Dienstliche Anordnungen

8.2. Wahrung städtischer Interessen, Grundsatz der Einheit der Verwaltung

8.3. Schutz der MitarbeiterInnen

8.4. Fortbildung

8.5. Vorschlagswesen

8.6. Einsicht in die Personalakte

8.7. Schweigepflicht

8.8. Einhaltung des Dienstweges

8.9. Aussagegenehmigung

8.10. Arbeitsrückstände

8.11. Bestechung

8.12. Dienstvergehen, strafbare Handlungen

8.13. Anzeige von Veränderungen

8.14. Nebentätigkeiten

8.15. Nichtraucherschutz/Alkoholverbot

1. Abwesenheit im Dienst

9.1. Allgemeines

9.2. Urlaub

9.3. Dienstbefreiung/Dienstunterbrechung/Stundenausgleich

9.4. Dienst-(Arbeits-)unfall

9.5. Dienstunfähigkeit

9.6. Unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst

9.7. Dienstreisen

1. Dienstgebäude, Diensträume

10.1. Verwaltung, Bewirtschaftung

10.2. Schäden

10.3. Wegweiser

10.4. Beaufsichtigung und Sicherung

10.5. Brandverhütung/Verhalten im Brandfall

10.6. Verhalten nach Diebstählen und Einbrüchen

10.7. Aushänge

10.8. Vertrieb von Waren und Dienstleistungen

10.9. Fundsachen

10.10. Sonstige Benutzung von Diensträumen und Einrichtungen, private aufträge und arbeiten

10.11. Inventar/Inventarisierung

10.12. Beflaggung

1. Arbeitszeit/Öffnungszeiten

11.1. Arbeitszeit

11.2. Öffnungszeiten

1. Sachbearbeitung

12.1. Grundsätze

12.2. Federführung, allgemeine Zusammenarbeit, Besprechungen

12.3. Zeitpunkt der Sachbearbeitung

12.4. Zwischennachricht und Abgabenachricht

12.5. Der Vorgang

12.6. Aktenführung, Akteneinsicht, Mitnahme von Akten nach Hause

12.7. Beglaubigungen und bescheinigungen

12.8. Dienstsiegel

12.9. Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten

12.10. Verschlusssachen

12.11. Rücksprachen

12.12. Dienstausweise

12.13. Datenschutz

12.14. Wichtige Verträge und Urkunden

12.15. Zusammenarbeit mit Medien und Öffentlichkeitsarbeit

12.16 Öffentliche Bekanntmachungen

12.17 Sitzungsdienst

1. Schriftverkehr

13.1. Schreib- und Ausdrucksweise

13.2. Schriftverkehr nach außen

13.3. Innerer Schriftverkehr

13.4. Unterzeichnung

13.5. Vorbemerkung

13.6. Allgemeiner Schriftverkehr

13.7. Verpflichtende Erklärungen

13.8. Unterzeichnung von Widerspuchsbescheiden

13.9. Unterzeichnung von Beschlussvorlagen

14. Vollmachten

1. Post- und Botendienst

14.1. Posteingang

14.2. Posteingangsstellen, Behandlung der Posteingänge

14.3. Telefax und elektronische Post

14.4. Kennzeichnung er Eingänge für weitere Behandlung

14.5. Postausgang

14.6. Botendienst

1. Inkrafttreten

Unterschrift BürgermeisterIn

Beispiele besonderer Dienst- und Geschäftsanweisungen

• Erweiterung der Delegation von Entscheidungsbefugnissen

• Aktenordnung

• Zentraler Zustell- und Botendienst Hausordnung für Verwaltungsgebäude

• Reinigungsordnung für Verwaltungsgebäude Vergabeordnung

• Beschaffungsordnung

• Kleiderordnung

• Inventarordnung

• Fernsprechordnung

• Kraftfahrzeugordnung

• Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen der Gemeindevertretung und ihrer Ausschüsse

• Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen Soziale Maßnahmen für Dienstkräfte

• Verfahren bei Beihilfen und Gehaltsvorschüssen

• Rechnungsprüfungsordnung

• Geschäftsordnung über die Prüfung von Programmen für die elektronische Datenverarbeitung

• Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln einschließlich Führung der HÜL, Investitionsüberwachung

• Richtlinien über die Berechnung, Zahlbarmachung, Auszahlung und den rechtmäßigen Nachweis von Versorgungsbezügen mit zentraler Datenverarbeitung Dienstanweisung für die Stadtkasse

• Kassenordnung

• Beteiligung des Rechtsamtes

• Richtlinien über die Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung städtischer Bauvorhaben

• Dienstanweisung über die Planung und Durchführung städtischer Tiefbauvorhaben

Ablauforganisation

• -Geschäfts- und Dienstanweisung erläßt das verwaltungsleitende Organ -> Bgm, Landrat

• unterliegt der Mitbestimmung durch den Personalrat

Geschäftsordnung

• wird von der Gemeindevertetung beschlossen und

• regelt die inneren Angelegenheiten und die Sitzungszeiten der Gemeindevertretung

Dienstvereinbarung

z.B. Arbeitszeitregelungen.

Nach § 57 Mitbestimmungsgesetz (MBG-SH)

Die Dienstvereinbarung gilt für jeden, es sei denn, es sind bestimmte Personen ausgenommen.

Aufbau einer Dienstanweisung:

• eine den Inhalt kennzeichnende Überschrift

• Präambel mit Angabe der Rechtsgrundlage

• Allgemeine Bestimmungen

• Inkrafttreten

• Unterschrift

Posteingang

Wie kommt die Post in die Verwaltung?

• persönliches Abgeben der Post beim Sachbearbeiter

• Kurierdienste

• Postzusteller

• Bote holt Post ab

• Hausbriefkasten

• Fax

• email

Bearbeitung der Post

• Poststelle, Registratur

• Klärung der Frage: darf Post geöffnet werden oder nicht

Folgende Post darf nicht geöffnet werden (je nach Dienst und Geschäftsanweisung):

• Persönliche Postausgang Standesamt-Post

• Ausschreibungen

• Kassen-Post

• Post des gesundheitsamtes

• bestimmte EDV-Sendungen

• Post des Jugendamtes

• Wahlbriefe

• Post der Gleichstellungsbeauftragten

• Irrläufer

Dann wird die Post:

• mit einem Eingangsstempel versehen

• Vollständigkeit prüfen und Wertsachen prüfen

• nach Ämter und Abteilungen sortieren (bzw anderen Org.Einheiten)

• wichtige Post geht direkt zum Behördenleiter

• Amtsleiter sortiert Post nach Sachbearbeitern, Vermerke

• Beginn der Bearbeitung

Absenden von Post (Rechtsvorschrift: LVWG § 146-161

• zuständige Poststelle

• fest geregelte Zeiten

• wie ist die Post abzugeben (offen oder verschlossen)

• versandfertig abgeben

• Zustellung durch Post oder Boten

Absendearten:

• frankieren einfacher Briefe

• Einschreiben

• Einschreiben mit Rückschein

• Postzustellungsurkunde (PZU)

• Zustellung gegen Empfangsbestätigung

• Zustellung zwischen behörden

• öffentliche Zustellung

Briefköpfe

Die Landesverordnung zur Durchführung der Gemeindeordnung (siehe 30.001)

Besondere Briefköpfe

Das sollte ein Briefbogen umfassen:

• Briefkopf

• Öffnungszeiten Durchwahlnummer, Faxnummer

• Zimmernummer

• Bankverbindung

• Postanschrift

• Wappen/Logo

• evtl. Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel

Unterschriften

• Bürgermeister (müßte eigentlich alles unterschreiben)

• stellvertretende Bürgermeister (in Vertretung)

• Im Auftrage (i.A.) alle Amtsleiter und Sachbearbeiter mit entspr. Befugnis

• Verpflichungserklärungen (§ 56 GO) z.B. Verträge: Schriftlich, handschriftliche Unterschrift, Dienstsiegel. Bei Ämtern und Verbänden: zwei Unterschriften

• werden Formvorschriften nicht eingehalten, sind diese nichtig wegen Formmangels (nach § 125 BGB)

Aktenvermerk

• Enthalten Informationen z.B. über ein Telefongespräch, Besucher etc.

• über Besprechungen über Wahrnehmungen

• sind persönlich geschrieben und subjektiv

Büroverfügung

Büroverfügungen sind typische Merkmale des internen Handelns einer öffentlichen Verwaltung. Sie dürfen nicht mit der Verfügung (Schreiben einer Mittelbehörde) oder einer Ordnungsverfügung verwechselt werden

Büroverfügung ist eine

• interne

• Anordnung für die Erledigung eines Vorganges

• in der Form von Arbeitsschritten

• mit Ziffern versehen

Bearbeitungsgrundsätze

• Verwaltung handelt nach Recht und Gesetz

• vollständige Bearbeitung

• zeitgerechte Bearbeitung, in angemessener Zeit (bestimmt durch Geschäftsanweisung)

• falls bearbeitung länger dauert oder dauern wird: Zwischenbericht, Zwischennachricht

• Zuständigkeit der Verwaltung: gleiche Bearbeitungsgrundsätze in vergleichbaren Fällen

• Grundsatz der Bestimmtheit (klar und deutlich, nicht: es könnte sein....)

• Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit, Höflichkeit

Aufgaben einer Amtsleiterin/Amtsleiters

• Kontrolle der MitarbeiterInnen Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Ablauf seines Amtes

• Verteilung von Aufgaben und Verantwortung (delegieren)

• Unterschriften

• Führung/Anleitung, Motivation der Mitarbeiter Gespräche mit den Mitarbeitern (persönlich/fachlich)

• Bearbeitung von Fällen, die grundsätzlich und schwierig ist

• Verantwortung gegenüber dem Verwaltungsleitenden Organ

• Zusammenarbeit mit den Ausschüssen der Gemeindevertretung

• Vertretung des Amtes nach außen

• Fortbildung und Ausbildung

• kümmern um die Aufgabenentwicklung

Bezeichnung von Schriftstücken

In der Praxis haben sich Bezeichnungen für Schriftstücke entwickelt. Sie dienen zur Unterscheidung, Klarstellung sowie zur vereinheitlichung. Im Rahmen der Entwicklung von einer Behörde zu einem Dienstleistungsunternehmen verlieren diese jedoch an Bedeutung

Erlass: (Erl.)

Schreiben einer obersten Bundes- oder Landesbehörde an eine Nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde

Beispiel: Schreiben des Innenministeriums an den Bürgermeister einer Stadt

Runderlass (Rd.Erl.)

wie Erlass, jedoch an mehrere Behörden gerichtet

Beispiel:Schreiben des Innenministeriums an die Bürgermeister aller gemeinden in SH

Gemeinsamer Erlass (Gem.Erl)

Schreiben mehrerer Bundes- oder Landesbehörden an eine nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde.

Beispiel: Schreiben des Innenministeriums an und des Finanzministers an den BGM einer Gemeinde

Gemeinsamer Runderlass (Gem.Rd.Erl.)

wie gemeinsamer Erlass, jedoch an mehrere Behörden gerichtet

Verfügung (Vfg.)

Schreiben einer Landesbehörde oder Kreisbehörde an eine nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde

Beispiel: Verfügung des Landrates des Kreises X an den Amtsvorsteher des Amtes Y

Rundverfügung (Rd.Vfg.)

wie Verfügung, jedoch an mehrere Behörden gerichtet

Bericht

Antwort auf einen Erlass oder eine Verfügung

Beispiel: Bericht des Bürgermeisters der Gemeinde Y an den Landrat des Kreises X

Bescheid

Schriftlicher Verwaltungsakt mit Rechtsbehelfsbelehrung

Beispiel: Steuerbescheid

Urschrift

=Original

Urschriftliches Verfahren

Weitergabe des Vorganges im Original

Abschrift

Nachträglich hergestelltes (abgeschriebenes) Schriftstück vom Original

Beispiel: Abschrift eines Zeugnisses

Durchschrift

Gleichzeitig hergestelltes, mit dem Original übereinstimmendes Schriftstück

Beispiel: Durchschrift eines Geschäftsbriefes

Ausfertigung

Gleichzeitig mit dem Original hergestelltes Schriftstück, das nur für Beteiligte bestimmt ist.

Beispiel: Ausfertigung für eine Beteiligte Behörde

Achtung:

Bei der Übersendung von Schriftstücken einer Gemeinde an ein Ministerium und umgekehrt ist der Dienstweg über den Landrat zu beachten.

Verhandlungsniederschrift

z.B.

• bei Widersprüchen

• Anträgen

• Anhörung zu Sachverhalten

• Verlustanzeige etc.

Die Niederschrift ist bei vielen Vorgängen nötig, um eine Unterschrift eines Gesprächspartners zu erhalten.

Beispiel einer Niederschrift:

Es erscheint......, wohnhaft ......, und erklärt:

„Ich, Peter Meier, beantrage als Vorsitzender des xy-Vereins, für den 25. September von 10-15 Uhr eine Sondernutzungsgenehmigung in der PP-Straße. Unser Verein plant an diesem Tag ein Infostand in der PP-Straße aufzustellen und Handzettel zu verteilen. Es werden voraussichtlich 12 Vereinsmitglieder anwesend sein“.

Aufbau einer Niederschrift:

a) Sachverhalt

b) Antrag

c) Belehrungen

Muster einer Verhandlungsniederschrift:

Briefkopf Ort Datum

VERHANDLUNGSNIEDERSCHRIFT Vorgeladen - bzw. unaufgefordert - erscheint:

Name:

Vorname:

geburtsdatum:

Ort:

Straße:

der Person nach bekannt - ausgewiesen durch:

Paß/PersonalausweisNr:

Ausgestellt am:

von:

und erklärt:

TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT

vorgelesen bzw. gelesen, genehmigt, unterschrieben

Unterschrift des Erklärenden

geschlossen:

Unterschrift der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters

Beglaubigungen (§ 91 LVWG) , Beurkundungen (§ 313 BGB , Beurkundungsgesetz)

Sitzungsdienst

Schritte der Vorbereitung:

1. Einladungen

2. Bekanntmachung

3. Unterrichtung der Einwohner über allgemein bedeutsame Angelegenheiten -> Information der Öffentlichkeitsarbeit

Sitzungsvorlage:

Vor Verhandlungsbeginn

• schriftlicher Antrag

• Antrag zur Niederschrift

• Verwaltungsvorlage

Der Bürgermeister bereitet die Beschlüsse der Gemeindevertretung und der Ausschüsse vor (§55 (1) S.3 GO)

Beschlüsse - Beispiele:

• Der Finanzausschuss beschließt, die Gewerbesteuerforderung der Gemeinde in Höhe von .... DM des Herrn ..... bis zum ...... zu stunden.

• Das Grundstück, Lage ...... Größe ....., wird zum Preis von ..... Dm an .... verkauft.

• Die Gemeindevertretung stimmt zu, dass eine außerplanmäßige Ausgabe für .... in der Höhe von ... geleistet werden kann.

Sitzungsdienst

Die sorgfältige Vorbereitung, die zügige Durchführung sowie die schnelle Nachbereitung beeinflussen erheblich den erfolg einer Sitzung. Dies gilt auch für Besprechungen, Versammlungen oder Dienstgesprächen.

Eine Sitzung verläuft meist in drei Phasen:

Protokollführer:

Der Protokollführer kann ein Mitglied, ein Mitarbeiter der Verwaltung oder eine Person außerhalb der Verwaltung sein. Der protokollführer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er ist Urkundsbeamter im Sinne der ZPO und ist an Weisungen nicht gebunden.

Muster einer Sitzungseinladung

Gemeinde/Kreis/Stadt/Amt Postleitzahl, Ort, Datum

Der Bürgermeister, der Bürgervorsteher,

Der Stadtpräsident, der Kreispräsident

Herrn

Oberbürgermeister Hansen

Neue Dorfstraße 27

24121 Neuberg

Anschriften (Möglichkeiten):

Anrede (allgemein oder persönlich)

Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren,

zu der nächsten / öffentlichen Sitzung der / des ..... am Freitag, dem ....., ....Uhr, in der ......., lade ich Sie ein.

Tagesordnung:

1. ......

2. ......

3. .....

Die Vorlagen zu der Tagesordnung sind als Anlage beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen (wenn Anrede eingetragen ist)

Name der / des Vorsitzenden

Muster einer Sitzungsvorlage

Briefkopf Ort, Datum

Amt / Organisationseinheit

AZ:

Vorlage

für die Sitzung des .......... Ausschusses / Gemeinde- bzw. Stadtvertretung / Kreistages

am ......

Bezeichnung des Punktes der Tagesordnung:

Beschlussvorschlag oder Antrag

In der Form des Beschlusses, so dass der Text in die Niederschrift aufgenommen werden kann

Begründung

Möglichkeit der Gliederung:

• Darstellung des Sachverhaltes (auch Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten klären)

• Angabe von Rechtsgrundlagen

• Finanzierungsvorschläge (ggf. auch Wirtschaftlichkeitsberechnungen)

• Abwägen der Möglichkeiten

• Entschluss (siehe Beschlussvorschlag)

endgültiger Beschluss durch:

Unterschrift

Muster einer Sitzungsniederschrift

Hinweis:

Die Mindestbestandteile ergeben sich aus §§ 41 GO, § 105 LvwG (soweit nicht das Kommunalverfassungsrecht anzuwenden ist). Weitere Angaben können sich aus des Geschäftsordnungen (siehe §34 GO) ergeben.

Ort, Datum

Niederschrift / Protokoll

über die ..... Sitzung der Stadtvertretung der x-Stadt

am ....... in .......

Beginn: ....................

Ende ..................

Anwesend:

von der Stadtvertretung:

Bürgervorsteher Müller, Vorsitzender

Stadtvertreter Arens

Stadtvertreter Behrens

Stadtvertreterin Cehrens

es fehlen:

Stadtvertreter Johannsen

Stadtvertreter Meier

Von der Verwaltung:

Bürgermeisterin Obermüller

Stadtamtmann Petersen

Stadtinspektor Spitz - Protokollführer -

Gäste:

Kreisrat Meiersen

Bau-Ingenieur Stein

Tagesordnung:

1. Einwohnerfragestunde

2. Aktuelle Stunde

3. Niederschrift über die Sitzung der Stadtvertretung am .....

4. Mitteilungen des Bürgermeisters

5. Beitritt zum Wasserbeschaffungsverband .......

Bürgervorsteher Müller begrüßt die Anwesenden und eröffnet die 5. Sitzung der Stadtvertretung. Er stellt die form- und fristgerechte Ladung sowie die Beschlussfähigkeit der Stadtvertretung fest.

Einwendungen gegen die Tagesordnung werden nicht erhoben.

TOP 1

Anfragen von Einwohnerinnen und Einwohnern liegen nicht vor.

TOP 2

Zur aktuellen Stunde liegen keine Anträge vor.

TOP 3

Niederschrift der Sitzung vom ...

Die Niederschrift ist den Stadtvertreterinnen und Stadtvertretern zugegangen.

Stadtvertreter Behrens weist darauf hin, dass er unter TOP 5 der Sitzung vom ... ordnungsgemäß wegen Befangenheit den Raum verlassen hat. Und zu TOP 6 bereits wieder erschien. Dies müßte noch ins Protokoll aufgenommen werden. Weitere Änderungswünsche liegen nicht vor.

Beschluss: Die Stadtvertreter beschließen einstimmig mit 34 „ja“-Stimmen, das Protokoll mit einem Änderungswunsch zu genehmigen.

Damit gilt das Protokoll in der geänderten Form als genehmigt.

TOP 4

Mitteilungen des Bürgermeisters

...............

TOP 5

.........

Beschluss: .............

Abstimmungsergebnis: 24 ja-Stimmen, 4 Nein-Stimmen, 6 Enthaltungen

......

TOP 11

Anfragen

Es liegen keine Wortmeldungen vor.

Unterschrift Vorsitzender Unterschrift Protokollführer

Fachliteratur