Verwaltungsorganisation
Maßnahmen, durch die
Aufgaben
Menschen und
Mittel
unter
- rationalen (vernünftigen, planvollen und methodischen)
- rationellen (zweckmäßigen, wirtschaftlichen und erfolgreichen)
Gesichtspunkten verknüpft werden.
Ziel ist, Aufgaben der Verwaltung optimal, d.h. bestmöglich zu erfüllen.
Die Organisation schafft hierfür die Rahmenbedingungen
Ziele:
rechtmäßige (nach Gesetz (Art. 20 GG))
zweckmäßige (sinnvoll, wie es der Aufgabenstellung entspricht)
einfache
schnelle
sparsame und wirtschaftliche , also bürgernahe, bürgerfreundliche (z.B. angemessene Öffnungszeiten)
AUFGABENERFÜLLUNG
Elemente der Verwaltungsorganisation
Aufgaben
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Gebäude, Räume, Sachmittel
Informationstechnik
Zeit
Information
Verwaltungsorganisation
Aufbauorganisation (institutionelle Organisation)
Ablauforganisation (funktionelle Organisation)
Organisationsmittel
Organisationspläne
Aufgabengliederungsplan
Verwaltungsgliederungsplan
Geschäftsverteilungsplan
Stellenplan
Produktplan
Anweisungen
Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung
Spezielle Dienst- und Geschäftsanweisungen
Alle Gemeinden haben Organisationshoheit, da es dafür meist keine speziellen Gesetze gibt (Artikel 28 GG)
Organisationshoheit
Selbstverwaltungsgarantie (Art 28 GG)
Selbstverwaltungsgarantie (Art. 46 LV-SH)
Selbstverwaltungsgarantie ( §1 GO-SH)
Allzuständigkeit (§2 GO-SH)
Verwaltungsleitende Organe
|
Körperschaft |
§§ |
Organe |
|---|---|---|
|
Gemeinde |
§55 GO |
BürgermeisterIn |
|
Stadt |
§ 65 (1) S. 1 Go |
BürgermeisterIn |
|
Kreis |
§ 51 KrO |
Landrat, Landrätin |
|
Amt |
§ 12 AO |
AmtsvorsteherIn |
|
Zweckverbände |
§ 11 GKZ |
VerbandsvorsteherIn |
Organisation (Abgrenzung vom Kommunalrecht)
äußere Organisation (befaßt sich mit den Organen) - innere Organisation
Aufgaben der Gemeinde
weisungsfreie Aufgaben: (prüft die Kommunalaufsicht)
Pflichtige Aufgaben: z.B. Schulen, Straßen, Kindergärten, Brandschutz)
freiwillige Aufgaben: z.B. Bücherei, Schwimmhalle, Museum..
weisungsgebundene Aufgaben: (prüft die Fachaufsicht))
z.B. Ordnungsangelegenheiten, Standesamt, Bauaufsicht
Außerdem: bei Kreisen ist der Landrat allgemeine untere Landesbehörde (§ 3 Allgemeine untere Landesbehöde)
Verwaltungssysteme:
nummerische
alphabetische (Personalakten, Steuerakten)
zeitlich
geographisch
Dezimalklassifizierungssystem
Grundlagen für Organisationspläne:
Einheitsgliederungsplan von 1937 vom Dt. Gemeindetag
KGST-Modell von 1967 bis 1979
Der Einheitsgliederungsplan
Dieser ist 1937 vom Deutschen Gemeindetag herausgegeben und den Gemeinden als Grundlage für die Verwaltungsorganisation empfohlen worden.
Dieser Plan gliedert die in der kommunalen Gemeinde anfallenden Aufgaben unter Verwendung des Zehnersystems (Dezimalklassifikation) in zehn Hauptaufgabengruppen.
Aus den Hauptaufgabengruppen entstehen die Aufgabengruppen , indem an die Ziffer der Hauptaufgabengruppen eine weitere Ziffer von 0-9 angefügt wird. In gleicher Weise werden innerhalb der Aufgabengruppe die Aufgabenuntergruppen gebildet.
Hauptaufgabengruppen:
0 Allgemeine Verwaltung
1 Öffentliche Sicherheit und Ordnung
2 Schulen
3 Kultur
4 Soziale Aufgaben
5 Gesundheitswesen
6 Bau- und Wohnungswesen
7 Öffentliche Einrichtungen und Wirtschaftsförderung
8 Wirtschaftliche Unternehmen
9 Finanzen und Steuern
Aufgabengruppen (Beispiele)
0 Allgemeine Verwaltung
00 Verfassung
01 Innere Organisation
02 Sachverwaltung
03 Personalverwaltung
04 Weisungsangelegenheiten
05 Weisungsfreie Angelegenheiten
06 Rechnungsprüfungswesen
Aufgabenuntergruppen (Beispiele)
01 Innere Organisation
010 Verwaltungsgliederung
011 Geschäfts- und Dienstverteilung
012 Geschäftsordnung
013 Aktenordnung / Aktenplan
014 Dienstanweisungen
Das Zehnersystem (dekadisches System) wurde auch bei der Gliederung und Gruppierung des Haushaltspläne der Gemeinden und Gemeindeverbände nach den Ausführungsvorschriften zur GemHVO in der jeweils geltenden Fassung berücksichtigt. Der Gliederungsplan ist in 10 Einzelpläne (0-9) eingeteilt. Der Inhalt und die Bezeichnungen stimmen jedoch mit den Hauptaufgabengruppen des Einheitsgliederungsplanes nicht ganz überein. Die Einzelpläne sind Abschnitte, in einigen Fällen auch in Unterabschnitte unterteilt.
Aufgabengliederungplan
|
1. Allgemeine Verwaltungsaufgaben |
2. Finanzen |
3. Recht Sicherheit und Ordnung |
4. Schule und Kultur |
|---|---|---|---|
|
10 Zentrale Verw. 11 Personal 12 Statistik und Wahlen 13 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 14 Rechnungsprüfung
|
20 Kämmerei 21 Kasse 22 Steuern 23 Liegenschaften 24 Verteidigungslasten
|
30 Recht 32 Sicherheit u. Ordnung 33 Einwohner- und Meldewesen 34 Personenstand 35 Sozialversicherung 37 Feuerschutz 38 Zivilschutz |
40 Schulen 41 Kultur 42 Bibliothek 43 Weiterbildung 44 Musikschule 45 Museen 46 Theater 47 Archiv |
|
5. Soziales, Jugend und Sport |
6. Bauwesen |
7. Öffentliche Einrichtungen |
8. Wirtschaft und Verkehr |
|
50 Soziales 51 Jugend 52 Sport 53 Gesundheit 54 Krankenhaus 55 Lastenausgleich |
60 Bauverwaltung 61 Stadtplanung 62 Vermessung und Kataster 63 Bauordnung 64 Wohnungsbauförderung 65 Hochbau 66 Tiefbau 67 Grünflächen |
70 Stadtreinigung 71 Schlacht- und Viehhof 72 Märkte |
80 Wirtschafts- und Verkehrsförderung 81 Wirtschaftliche Betätigung 82 Forsten |
Auszug aus dem KGST Modell Aufgabengliederungsplan
Aufgabengruppe 11 Personal
Federführung bei der Personalbedarfsplanung
Personalbeschaffung
Personaleinsatz
Personalangelegenheiten der MitarbeiterInnen insbesondere:
- Einstellung, Ernennung, Höhergruppierung, Beförderung, Kündigung
- Bezahlung und Versorgung, Sozialversicherung
- Beihilfen, Reisekosten, Umzugskosten
u.s.w.
Verwaltungsgliederungsplan
|
Verwal-tungsglie-derungs-plan KGST-Modell |
|
|
|
|
|
|
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. Allg.Verw. |
2. Finanz-verw. |
3. Rechts-, Sicherheits und Ordnungsverwaltung |
4. Schul- und Kulturverw. |
Sozial-, Jugend- und Gesundheitsverw. |
6. Bauverw. |
Verw. Öffentl. Einrichtungen |
8. Verw. Für Wirtschaf u. Verkehr |
|
10 Hauptamt 11 Personalamt 12 Statistisches Amt und Wahlamt 13 Presseamt Rechnungsprüfunsgamt |
20 Kämmereiamt 21 Kasse 22 Steueramt 23 Liegenschaftsamt 24 Amt für Verteidungungslaten |
30 Rechtsamt 31 32 Ordnungsamt 3 Einwohner- u. Meldeamt 34 Standesamt 35 Versicherunsgamt 36 37 Feuerwehr 38 Zivilschutzamt |
40 Schulverwaltungsamt 41 Kulturamt 42 Bibliothek 43 Volkshochschule 44 Musikschule 45 Museum 46 Theater 47 Archiv |
50 Sozialamt 51 Jugendamt 52 Sportamt 53 Gesundheitsamt 54 Krankenhäuser 55 Ausgleichsamt |
60 Bauverwaltungamt 61 Stadtplanungsamt 62 Vermessungs- und Katasteramt 63 Bauordnunsgamt 64 Wohnungsförderungsamt 65 Hochbauamt 66 Tiefbauamt 69 Grünflächenamt |
70 Stadtreinigungsamt 71. Schlacht- und Viehhof 72 Marktamt |
80 Amt für Wirtschaftsförderung und Verkehrsföderung 81 Eigenbetriebe 82 Forstamt |
Grundsätze für die Geschäftsverteilung
sachliche Aufgabengliederung
Zuständigkeitsregelung (klare Abgrenzung von Zuständigkeiten)
Einordnung der Mitarbeiter (wer ist mein/meine Vorgesetzte/r)
Verantwortung und Befugnisse delegieren (Unterschriftsbefugnis, Auftragserteilung, Dienstsiegelführung)
Vertretungsregelung (klar und eindeutig)
Verwirklichung des Leistungsprinzips (Arbeitsumfeld,angemesene Belastung)
Kreisfreie Städte in Schleswig-Holstein
Neumünster
Flensburg
Lübeck
Kiel
haben jeweils eine/einen OberbürgermeisterIn
Stellenbeschreibung/Arbeitsplatzbeschreibung
Einzelaufgabenbeschreibung der Stelle /Ausfgabe
Rechtskenntnisse- weche Vorschriften muss man kennen?
Einordnung (Untergebene, Vorgesetzte)
Befugnisse
Einzeltätigkeiten mit Angabe der Zeit, bezogen auf die Gesamtarbeitszeit
Wie erstellt man am besten eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Arbeistplatzaufzeichnungen, täglich vom Stelleninhaber
Schätzungen
Tätigkeiten+Tätigkeitsmerkmale=Arbeitsplatzbewertung
Vergütungsgruppen:
Angestellte Vergütungsgruppen : X-I (I ist das höchste)
ArbeiterInnen Lohngruppen: 1 - 7 (7 ist das höchte)
Beamte: A1 - A16
Produktplan
Muster Produktplan für den Bereich Jugend
|
Produktbereich |
Produktgruppe |
Produkt |
|---|---|---|
|
51.1 Kindertagesbetreuung |
51.1.1 Plätze in Kindertageseinrichtungen |
51.1.1.1 für Kinder von 0 bis 3 Jahren 51.1.1.2. für Kinder von 3 bsi 6 Jahren 51.1.1.3 für Kinder ab 6 Jahren |
|
|
51.1.2 Plätze für Tagespflege |
51.1.2.1 Plätze für die Tagespflege |
|
51.2. Allgemeine Förderung von jungen Menschen und ihren Familien |
51.2.1 Kinder- und Jugendarbeit |
51.2.1.1 Spielplätze 51.2.1.2 Kinder- und Jugendarbeit in / durch Einrichtungen 51.2.1.3 Kinder- und Jugendarbeit außerhalb von Einrichtungen 51.2.1.4. Jugendsozialarbeit 51.2.1.5 Kinder- und Jugendschutz |
|
|
51.2.2. Familienförderung |
51.2.2.1 Allgemeine Familienberatung und- bildung 51.2.2.2 Familienerholung und- freizeit 51.2.2.3 Maetrielle Förderung |
|
51.3 Familienergänzende Hilfe für junge Menschen und Ihre Familien in besonderen Lebenslagen |
51.3.1 Beratung |
51.3.1.1. Kinder- , Jugend- und Familienberatung |
|
|
51.3.2. Betreuung |
51.3.2.1. Erziehungsbeistandschaft 51.3.2.2. Intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung |
|
Stufe |
Aufgabenglie-derungsplan/Organisationsplan |
Organisationsplan |
Geschäftsvertei-lungsplan |
Produktplan |
Aktenplan |
|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
Aufgabenhauptgruppe (z.B. Schulen) |
Dezernat |
Dezernat (Fachbereichsleiter) |
Produkt-bereich |
Akten-haupt-gruppe |
|
2 |
Aufgabengruppe (z.B. Realschulen) |
Amt |
Amtsleiter (Fachdienstleiter) |
Produkt-gruppe |
Akten-gruppe |
|
3 |
Aufgabenuntergruppe (z.B.xy-Schule) |
Abteilung |
Abteilungsleiter |
Produkt |
Akten-unter-gruppe |
|
4 |
Ggf. weitere Unterteilung |
|
Sachgebietsleiter |
Ggf. weitere Untertei-lung (z.B. Produkt) |
Akten-zeichen |
Dienst und Geschäftsanweisungen
So wie Organisationspläne zur Regelung organisatorischer Entscheidungen der Aufbauorganisation eingesetzt werden, sind Dienst- und Geschäftsanweisungen das klassische Organisationsmittel der Ablauforganisation.
Es gibt:
allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisungen und
besondere Dienst- und Geschäftsanweisungen
Z.B. für bestimmte Fachbereich oder Anweisungen für Tätigkeiten, die überall vorkommen können.
Bedeutung:
Dienst und Geschäftsanweisungen sind Führungsmittel der Verwaltungsführung, um die Organisations- und Verwaltungsziele zu erreichen. Sie dienen dazu, die Abläufe zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Sie sind für die Führung zugleich ein Mittel der Kontrolle, der Information sowie des Führungsstils (Art und Weise der Einwirkung auf MitarbeiterInnen). Da diese Anweisungen herkömmlich sind, stehen sie neben den modernen Mitteln (z.B. Berichtswesen, Controlling, Kontraktmanagement, Gesprächsführung) im Rahmen des neuen Steuerungsmanagements.
Abgrenzung
Dienst und Geschäftsanweisungen sind keine Rechtsvorschriften, jedoch Weisungen, Anordnungen oder auch Empfehlungen. Sie sind von den Mitarbeitern zu beachten, soweit nicht Ausnahmen bestehen. Dies gilt beispielsweise nach dem Landesbeamtengesetz SH, soweit die Anordnung strafbar oder ordnungswidrig sind oder die Würde des Menschen verletzt. Dienst- und Geschäftsanweisungen dürfen nicht mit Geschäftsordnungen, die sich die Gremien (z.B. Gemeindevertretung nach §34 GO) geben, verwechselt werden.
Beispiel für den Inhalt einer Allgemeinen Dienst und Geschäftsanweisung:
Allgemeines
1.2 Rechtscharakter und Zweck
1.3 Geltungsbereich
1.4 Hinweis
Grundsätze
2.1. Leitbild
2.2 Neues Steuerungsmodell
2.3 Koordination
Organisationseinheiten und Funktionen
3.1. Organisationseinheiten
3.2. Funktionen
3.3. Dienstvorgesetzte
3.4. Fachvorgesetzte
3.5. ProjektgruppenleiterIn
Organisationspläne
4.1. Kennzeichen der Organisationseinheiten.
4.2.Verwaltungsgliederungsplan und Geschäftsverteilungsplan
4.3. Produktinformation
4.4.Arbeitsverteilungsplan
4.5. Stellenplan
4.6. Aktenplan
Dienst- und Fachaufsicht
5.1. Dienst- und Fachvorgesetzte
5.2. Führungskräfte
Führungsgrundsätze
Kundenorientierung
7.1. Verhalten gegenüber Kunden
7.2. Einladungen/Termine
7.3. Aufzeichnungen
7.4. Auskünfte
7.5. Telefonverkehr
Personalrechtliche Grundsätze
8.1. Dienstliche Anordnungen
8.2. Wahrung städtischer Interessen, Grundsatz der Einheit der Verwaltung
8.3. Schutz der MitarbeiterInnen
8.4. Fortbildung
8.5. Vorschlagswesen
8.6. Einsicht in die Personalakte
8.7. Schweigepflicht
8.8. Einhaltung des Dienstweges
8.9. Aussagegenehmigung
8.10. Arbeitsrückstände
8.11. Bestechung
8.12. Dienstvergehen, strafbare Handlungen
8.13. Anzeige von Veränderungen
8.14. Nebentätigkeiten
8.15. Nichtraucherschutz/Alkoholverbot
Abwesenheit im Dienst
9.1. Allgemeines
9.2. Urlaub
9.3. Dienstbefreiung/Dienstunterbrechung/Stundenausgleich
9.4. Dienst-(Arbeits-)unfall
9.5. Dienstunfähigkeit
9.6. Unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst
9.7. Dienstreisen
Dienstgebäude, Diensträume
10.1. Verwaltung, Bewirtschaftung
10.2. Schäden
10.3. Wegweiser
10.4. Beaufsichtigung und Sicherung
10.5. Brandverhütung/Verhalten im Brandfall
10.6. Verhalten nach Diebstählen und Einbrüchen
10.7. Aushänge
10.8. Vertrieb von Waren und Dienstleistungen
10.9. Fundsachen
10.10. Sonstige Benutzung von Diensträumen und Einrichtungen, private aufträge und arbeiten
10.11. Inventar/Inventarisierung
10.12. Beflaggung
Arbeitszeit/Öffnungszeiten
11.1. Arbeitszeit
11.2. Öffnungszeiten
Sachbearbeitung
12.1. Grundsätze
12.2. Federführung, allgemeine Zusammenarbeit, Besprechungen
12.3. Zeitpunkt der Sachbearbeitung
12.4. Zwischennachricht und Abgabenachricht
12.5. Der Vorgang
12.6. Aktenführung, Akteneinsicht, Mitnahme von Akten nach Hause
12.7. Beglaubigungen und bescheinigungen
12.8. Dienstsiegel
12.9. Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten
12.10. Verschlusssachen
12.11. Rücksprachen
12.12. Dienstausweise
12.13. Datenschutz
12.14. Wichtige Verträge und Urkunden
12.15. Zusammenarbeit mit Medien und Öffentlichkeitsarbeit
12.16 Öffentliche Bekanntmachungen
12.17 Sitzungsdienst
Schriftverkehr
13.1. Schreib- und Ausdrucksweise
13.2. Schriftverkehr nach außen
13.3. Innerer Schriftverkehr
13.4. Unterzeichnung
13.5. Vorbemerkung
13.6. Allgemeiner Schriftverkehr
13.7. Verpflichtende Erklärungen
13.8. Unterzeichnung von Widerspuchsbescheiden
13.9. Unterzeichnung von Beschlussvorlagen
14. Vollmachten
Post- und Botendienst
14.1. Posteingang
14.2. Posteingangsstellen, Behandlung der Posteingänge
14.3. Telefax und elektronische Post
14.4. Kennzeichnung er Eingänge für weitere Behandlung
14.5. Postausgang
14.6. Botendienst
Inkrafttreten
Unterschrift BürgermeisterIn
Beispiele besonderer Dienst- und Geschäftsanweisungen
Erweiterung der Delegation von Entscheidungsbefugnissen
Aktenordnung
Zentraler Zustell- und Botendienst Hausordnung für Verwaltungsgebäude
Reinigungsordnung für Verwaltungsgebäude Vergabeordnung
Beschaffungsordnung
Kleiderordnung
Inventarordnung
Fernsprechordnung
Kraftfahrzeugordnung
Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen der Gemeindevertretung und ihrer Ausschüsse
Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen Soziale Maßnahmen für Dienstkräfte
Verfahren bei Beihilfen und Gehaltsvorschüssen
Rechnungsprüfungsordnung
Geschäftsordnung über die Prüfung von Programmen für die elektronische Datenverarbeitung
Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln einschließlich Führung der HÜL, Investitionsüberwachung
Richtlinien über die Berechnung, Zahlbarmachung, Auszahlung und den rechtmäßigen Nachweis von Versorgungsbezügen mit zentraler Datenverarbeitung Dienstanweisung für die Stadtkasse
Kassenordnung
Beteiligung des Rechtsamtes
Richtlinien über die Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung städtischer Bauvorhaben
Dienstanweisung über die Planung und Durchführung städtischer Tiefbauvorhaben
Ablauforganisation
-Geschäfts- und Dienstanweisung erläßt das verwaltungsleitende Organ -> Bgm, Landrat
unterliegt der Mitbestimmung durch den Personalrat
Geschäftsordnung
wird von der Gemeindevertetung beschlossen und
regelt die inneren Angelegenheiten und die Sitzungszeiten der Gemeindevertretung
Dienstvereinbarung
z.B. Arbeitszeitregelungen.
Nach § 57 Mitbestimmungsgesetz (MBG-SH)
Die Dienstvereinbarung gilt für jeden, es sei denn, es sind bestimmte Personen ausgenommen.
Aufbau einer Dienstanweisung:
eine den Inhalt kennzeichnende Überschrift
Präambel mit Angabe der Rechtsgrundlage
Allgemeine Bestimmungen
Inkrafttreten
Unterschrift
Posteingang
Wie kommt die Post in die Verwaltung?
persönliches Abgeben der Post beim Sachbearbeiter
Kurierdienste
Postzusteller
Bote holt Post ab
Hausbriefkasten
Fax
Bearbeitung der Post
Poststelle, Registratur
Klärung der Frage: darf Post geöffnet werden oder nicht
Folgende Post darf nicht geöffnet werden (je nach Dienst und Geschäftsanweisung):
Persönliche Postausgang Standesamt-Post
Ausschreibungen
Kassen-Post
Post des gesundheitsamtes
bestimmte EDV-Sendungen
Post des Jugendamtes
Wahlbriefe
Post der Gleichstellungsbeauftragten
Irrläufer
Dann wird die Post:
mit einem Eingangsstempel versehen
Vollständigkeit prüfen und Wertsachen prüfen
nach Ämter und Abteilungen sortieren (bzw anderen Org.Einheiten)
wichtige Post geht direkt zum Behördenleiter
Amtsleiter sortiert Post nach Sachbearbeitern, Vermerke
Beginn der Bearbeitung
Absenden von Post (Rechtsvorschrift: LVWG § 146-161
zuständige Poststelle
fest geregelte Zeiten
wie ist die Post abzugeben (offen oder verschlossen)
versandfertig abgeben
Zustellung durch Post oder Boten
Absendearten:
frankieren einfacher Briefe
Einschreiben
Einschreiben mit Rückschein
Postzustellungsurkunde (PZU)
Zustellung gegen Empfangsbestätigung
Zustellung zwischen behörden
öffentliche Zustellung
Briefköpfe
|
Behörde |
Schriftkopf |
|---|---|
|
Gemeinde |
Gemeinde X (Träger) Der Bürgermeister (Organ) |
|
Stadt |
Stadt X Der Bürgermeister |
|
Kreisfreie Stadt |
Stadt X Der Oberbürgermeister |
|
Amt |
Amt X Der Amtsvorsteher |
|
Kreis |
Kreis X Der Landrat |
|
Schulverband |
Schulverband X Der Verbandvorsteher |
Die Landesverordnung zur Durchführung der Gemeindeordnung (siehe 30.001)
Besondere Briefköpfe
|
Stelle |
Briefkopf |
|---|---|
|
Standesamt |
Gemeinde X Der Standesbeamte |
|
Bürgervorsteher |
Stadt X Der Bürgervorsteher |
|
Kirche |
Der Kirchenvorstand |
|
Land |
Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein |
Das sollte ein Briefbogen umfassen:
Briefkopf
Öffnungszeiten Durchwahlnummer, Faxnummer
Zimmernummer
Bankverbindung
Postanschrift
Wappen/Logo
evtl. Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel
Unterschriften
Bürgermeister (müßte eigentlich alles unterschreiben)
stellvertretende Bürgermeister (in Vertretung)
Im Auftrage (i.A.) alle Amtsleiter und Sachbearbeiter mit entspr. Befugnis
Verpflichungserklärungen (§ 56 GO) z.B. Verträge: Schriftlich, handschriftliche Unterschrift, Dienstsiegel. Bei Ämtern und Verbänden: zwei Unterschriften
werden Formvorschriften nicht eingehalten, sind diese nichtig wegen Formmangels (nach § 125 BGB)
Aktenvermerk
Enthalten Informationen z.B. über ein Telefongespräch, Besucher etc.
über Besprechungen über Wahrnehmungen
sind persönlich geschrieben und subjektiv
Büroverfügung
Büroverfügungen sind typische Merkmale des internen Handelns einer öffentlichen Verwaltung. Sie dürfen nicht mit der Verfügung (Schreiben einer Mittelbehörde) oder einer Ordnungsverfügung verwechselt werden
Büroverfügung ist eine
interne
Anordnung für die Erledigung eines Vorganges
in der Form von Arbeitsschritten
mit Ziffern versehen
Bearbeitungsgrundsätze
Verwaltung handelt nach Recht und Gesetz
vollständige Bearbeitung
zeitgerechte Bearbeitung, in angemessener Zeit (bestimmt durch Geschäftsanweisung)
falls bearbeitung länger dauert oder dauern wird: Zwischenbericht, Zwischennachricht
Zuständigkeit der Verwaltung: gleiche Bearbeitungsgrundsätze in vergleichbaren Fällen
Grundsatz der Bestimmtheit (klar und deutlich, nicht: es könnte sein....)
Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit, Höflichkeit
Aufgaben einer Amtsleiterin/Amtsleiters
Kontrolle der MitarbeiterInnen Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Ablauf seines Amtes
Verteilung von Aufgaben und Verantwortung (delegieren)
Unterschriften
Führung/Anleitung, Motivation der Mitarbeiter Gespräche mit den Mitarbeitern (persönlich/fachlich)
Bearbeitung von Fällen, die grundsätzlich und schwierig ist
Verantwortung gegenüber dem Verwaltungsleitenden Organ
Zusammenarbeit mit den Ausschüssen der Gemeindevertretung
Vertretung des Amtes nach außen
Fortbildung und Ausbildung
kümmern um die Aufgabenentwicklung
Bezeichnung von Schriftstücken
In der Praxis haben sich Bezeichnungen für Schriftstücke entwickelt. Sie dienen zur Unterscheidung, Klarstellung sowie zur vereinheitlichung. Im Rahmen der Entwicklung von einer Behörde zu einem Dienstleistungsunternehmen verlieren diese jedoch an Bedeutung
Erlass: (Erl.)
Schreiben einer obersten Bundes- oder Landesbehörde an eine Nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde
Beispiel: Schreiben des Innenministeriums an den Bürgermeister einer Stadt
Runderlass (Rd.Erl.)
wie Erlass, jedoch an mehrere Behörden gerichtet
Beispiel:Schreiben des Innenministeriums an die Bürgermeister aller gemeinden in SH
Gemeinsamer Erlass (Gem.Erl)
Schreiben mehrerer Bundes- oder Landesbehörden an eine nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde.
Beispiel: Schreiben des Innenministeriums an und des Finanzministers an den BGM einer Gemeinde
Gemeinsamer Runderlass (Gem.Rd.Erl.)
wie gemeinsamer Erlass, jedoch an mehrere Behörden gerichtet
Verfügung (Vfg.)
Schreiben einer Landesbehörde oder Kreisbehörde an eine nachgeordnete oder beaufsichtigte Behörde
Beispiel: Verfügung des Landrates des Kreises X an den Amtsvorsteher des Amtes Y
Rundverfügung (Rd.Vfg.)
wie Verfügung, jedoch an mehrere Behörden gerichtet
Bericht
Antwort auf einen Erlass oder eine Verfügung
Beispiel: Bericht des Bürgermeisters der Gemeinde Y an den Landrat des Kreises X
Bescheid
Schriftlicher Verwaltungsakt mit Rechtsbehelfsbelehrung
Beispiel: Steuerbescheid
Urschrift
=Original
Urschriftliches Verfahren
Weitergabe des Vorganges im Original
Abschrift
Nachträglich hergestelltes (abgeschriebenes) Schriftstück vom Original
Beispiel: Abschrift eines Zeugnisses
Durchschrift
Gleichzeitig hergestelltes, mit dem Original übereinstimmendes Schriftstück
Beispiel: Durchschrift eines Geschäftsbriefes
Ausfertigung
Gleichzeitig mit dem Original hergestelltes Schriftstück, das nur für Beteiligte bestimmt ist.
Beispiel: Ausfertigung für eine Beteiligte Behörde
Achtung:
Bei der Übersendung von Schriftstücken einer Gemeinde an ein Ministerium und umgekehrt ist der Dienstweg über den Landrat zu beachten.
Verhandlungsniederschrift
z.B.
bei Widersprüchen
Anträgen
Anhörung zu Sachverhalten
Verlustanzeige etc.
Die Niederschrift ist bei vielen Vorgängen nötig, um eine Unterschrift eines Gesprächspartners zu erhalten.
Beispiel einer Niederschrift:
Es erscheint......, wohnhaft ......, und erklärt:
Ich, Peter Meier, beantrage als Vorsitzender des xy-Vereins, für den 25. September von 10-15 Uhr eine Sondernutzungsgenehmigung in der PP-Straße. Unser Verein plant an diesem Tag ein Infostand in der PP-Straße aufzustellen und Handzettel zu verteilen. Es werden voraussichtlich 12 Vereinsmitglieder anwesend sein.
Aufbau einer Niederschrift:
a) Sachverhalt
b) Antrag
c) Belehrungen
Muster einer Verhandlungsniederschrift:
Briefkopf Ort Datum
VERHANDLUNGSNIEDERSCHRIFT Vorgeladen - bzw. unaufgefordert - erscheint:
Name:
Vorname:
geburtsdatum:
Ort:
Straße:
der Person nach bekannt - ausgewiesen durch:
Paß/PersonalausweisNr:
Ausgestellt am:
von:
und erklärt:
TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
vorgelesen bzw. gelesen, genehmigt, unterschrieben
Unterschrift des Erklärenden
geschlossen:
Unterschrift der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters
Beglaubigungen (§ 91 LVWG) , Beurkundungen (§ 313 BGB , Beurkundungsgesetz)
Sitzungsdienst
Schritte der Vorbereitung:
Einladungen
Bekanntmachung
Unterrichtung der Einwohner über allgemein bedeutsame Angelegenheiten -> Information der Öffentlichkeitsarbeit
Sitzungsvorlage:
Vor Verhandlungsbeginn
schriftlicher Antrag
Antrag zur Niederschrift
Verwaltungsvorlage
Der Bürgermeister bereitet die Beschlüsse der Gemeindevertretung und der Ausschüsse vor (§55 (1) S.3 GO)
Beschlüsse - Beispiele:
Der Finanzausschuss beschließt, die Gewerbesteuerforderung der Gemeinde in Höhe von .... DM des Herrn ..... bis zum ...... zu stunden.
Das Grundstück, Lage ...... Größe ....., wird zum Preis von ..... Dm an .... verkauft.
Die Gemeindevertretung stimmt zu, dass eine außerplanmäßige Ausgabe für .... in der Höhe von ... geleistet werden kann.
Sitzungsdienst
Die sorgfältige Vorbereitung, die zügige Durchführung sowie die schnelle Nachbereitung beeinflussen erheblich den erfolg einer Sitzung. Dies gilt auch für Besprechungen, Versammlungen oder Dienstgesprächen.
Eine Sitzung verläuft meist in drei Phasen:
|
Vorbereitung |
Durchführung |
Nachbereitung |
|
|---|---|---|---|
|
Sachlich |
technisch |
|
|
|
Ziel: Beschlussfassung, beratung, Information |
Einladung (durch Vorsitzende/Vorsitzendem des Gremiums) |
Begrüßung |
Protokoll erstellen durch Protokollführer |
|
Teilnehmer: Mitglieder, Gäste, Verwaltung |
Raumgestaltung: Sitzordnung, Technik, Medien |
Eröffnung |
Protokoll unterschreiben (vorsitzender und Protokollführer) |
|
Zeit: Beginn, Fortsetzung |
Bekanntmachung (Tagesordnung) |
Feststellung der termin- und fristgerechten Ladung gem. § 34 GO |
Protokoll versenden |
|
Ort: Örtlichkeit, Gebäude, Raum |
Presse |
Feststellung der Beschlussfähigkeit (gem. §38 GO) |
Auszüge fertigen und versenden |
|
|
|
Feststellen, ob Einwendungen gegen die Tagesordnung bestehen (§34 GO) |
Beschlüsse ausführen |
|
|
|
Eintritt in die Tagesordnung: - nicht erledigte Angelegenheiten - dringende Angelegenheiten - weitere Angelegenheiten nach Sachzusammenhängen, auch öffentliche/nichtöffentliche Sitzung beachten Verhandlungsleitung es Vorsitzenden nach $ 37 GO (Worterteilung, Unterbrechung) |
Protokollfeststellung |
|
|
|
Schließen der Sitzung |
|
Protokollführer:
Der Protokollführer kann ein Mitglied, ein Mitarbeiter der Verwaltung oder eine Person außerhalb der Verwaltung sein. Der protokollführer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er ist Urkundsbeamter im Sinne der ZPO und ist an Weisungen nicht gebunden.
Muster einer Sitzungseinladung
Gemeinde/Kreis/Stadt/Amt Postleitzahl, Ort, Datum
Der Bürgermeister, der Bürgervorsteher,
Der Stadtpräsident, der Kreispräsident
Herrn
Oberbürgermeister Hansen
Neue Dorfstraße 27
24121 Neuberg
Anschriften (Möglichkeiten):
|
a) Mitglieder des Bauausschusses nachrichtlich |
B) Alle Mitglieder aufzählen und jeweils unterstreichen |
c) Mitglieder einzeln einsetzen |
|---|---|---|
|
d) keine Anschrift |
e) Verteiler: Bürgermeister 1* Bürgervorsteher * FraktionsVorsitz 1* |
|
Anrede (allgemein oder persönlich)
Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren,
zu der nächsten / öffentlichen Sitzung der / des ..... am Freitag, dem ....., ....Uhr, in der ......., lade ich Sie ein.
Tagesordnung:
1. ......
2. ......
3. .....
Die Vorlagen zu der Tagesordnung sind als Anlage beigefügt.
Mit freundlichen Grüßen (wenn Anrede eingetragen ist)
Name der / des Vorsitzenden
Muster einer Sitzungsvorlage
Briefkopf Ort, Datum
Amt / Organisationseinheit
AZ:
Vorlage
für die Sitzung des .......... Ausschusses / Gemeinde- bzw. Stadtvertretung / Kreistages
am ......
Bezeichnung des Punktes der Tagesordnung:
Beschlussvorschlag oder Antrag
In der Form des Beschlusses, so dass der Text in die Niederschrift aufgenommen werden kann
Begründung
Möglichkeit der Gliederung:
Darstellung des Sachverhaltes (auch Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten klären)
Angabe von Rechtsgrundlagen
Finanzierungsvorschläge (ggf. auch Wirtschaftlichkeitsberechnungen)
Abwägen der Möglichkeiten
Entschluss (siehe Beschlussvorschlag)
endgültiger Beschluss durch:
Unterschrift
Muster einer Sitzungsniederschrift
Hinweis:
Die Mindestbestandteile ergeben sich aus §§ 41 GO, § 105 LvwG (soweit nicht das Kommunalverfassungsrecht anzuwenden ist). Weitere Angaben können sich aus des Geschäftsordnungen (siehe §34 GO) ergeben.
Ort, Datum
Niederschrift / Protokoll
über die ..... Sitzung der Stadtvertretung der x-Stadt
am ....... in .......
Beginn: ....................
Ende ..................
Anwesend:
von der Stadtvertretung:
Bürgervorsteher Müller, Vorsitzender
Stadtvertreter Arens
Stadtvertreter Behrens
Stadtvertreterin Cehrens
es fehlen:
Stadtvertreter Johannsen
Stadtvertreter Meier
Von der Verwaltung:
Bürgermeisterin Obermüller
Stadtamtmann Petersen
Stadtinspektor Spitz - Protokollführer -
Gäste:
Kreisrat Meiersen
Bau-Ingenieur Stein
Tagesordnung:
Einwohnerfragestunde
Aktuelle Stunde
Niederschrift über die Sitzung der Stadtvertretung am .....
Mitteilungen des Bürgermeisters
Beitritt zum Wasserbeschaffungsverband .......
Bürgervorsteher Müller begrüßt die Anwesenden und eröffnet die 5. Sitzung der Stadtvertretung. Er stellt die form- und fristgerechte Ladung sowie die Beschlussfähigkeit der Stadtvertretung fest.
Einwendungen gegen die Tagesordnung werden nicht erhoben.
TOP 1
Anfragen von Einwohnerinnen und Einwohnern liegen nicht vor.
TOP 2
Zur aktuellen Stunde liegen keine Anträge vor.
TOP 3
Niederschrift der Sitzung vom ...
Die Niederschrift ist den Stadtvertreterinnen und Stadtvertretern zugegangen.
Stadtvertreter Behrens weist darauf hin, dass er unter TOP 5 der Sitzung vom ... ordnungsgemäß wegen Befangenheit den Raum verlassen hat. Und zu TOP 6 bereits wieder erschien. Dies müßte noch ins Protokoll aufgenommen werden. Weitere Änderungswünsche liegen nicht vor.
Beschluss: Die Stadtvertreter beschließen einstimmig mit 34 ja-Stimmen, das Protokoll mit einem Änderungswunsch zu genehmigen.
Damit gilt das Protokoll in der geänderten Form als genehmigt.
TOP 4
Mitteilungen des Bürgermeisters
...............
TOP 5
.........
Beschluss: .............
Abstimmungsergebnis: 24 ja-Stimmen, 4 Nein-Stimmen, 6 Enthaltungen
......
TOP 11
Anfragen
Es liegen keine Wortmeldungen vor.
Unterschrift Vorsitzender Unterschrift Protokollführer
Fachliteratur
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Verkündungsblätter |
Weisungsblätter |
Amtliche Anzeiger |
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BUND |
Gesetz- und Verordnungsblätter |
Amts- oder Ministerialblätter |
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Bundesgesetzblatt BGBL I (Gesetze und Verordnungen des Bundes, Urteile des Bundesverfassungs-gerichtes, die Gesetzeskraft haben. Seit dem 23. Mai 1945
BGBL II Zwischenstaatliche Verträge des Bundes, Haushaltsgesetze des bundes, Rechtsnormen der EU
BGBL III (Fundstellen-sammlung des geltenden Bunderechts nach Sachgebieten) |
Ministerialblätter z.B. Gemeinsame ministerialblätter, Bundesteuerblatt |
Bundesanzeiger Amtliche Mitteilungen des Bundestages, des Bundesrates, Bilanzen, Ausschreibungen |
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LAND |
GVOBL Schl.Holst. Gesetze und Verordnungen des Landes seit 10. April 1947 GS Schl. Holstein Sammlung des geltenden Landesrechts SH |
Amtsblatt Schleswig-Holstein Runderlasse, Stellenausschreibungen, seit 15.6.1946 |
Amtlicher Anzeiger Beilage zum Amtsblatt Schleswig-Holstein z.B. Verlustmeldungen von Siegeln, Ungültigkeitserklärungen von Ausweisen, Bilanzen, Veröffentlichungen von Körperschaften, Anstalten und Stiftungen |
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FRÜHER |
RGBL Reichsgesetzblatt des Deutschen Reiches von 1871, WR von 1919, Deutsches reich 1933 bis 1945 |