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Die tägliche Leistungskurve | |||||||||
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Wollten
Sie schon immer eine Sprache lernen ?
Warum haben Sie es nicht getan? Sie hatten keine Zeit?
Das stimmt so nicht!
Auch Ministerpräsidenten, Bundeskanzler oder Bundespräsident haben nur 24 Stunden am Tag !
Aber: - > Die haben Ihre Zeit richtig eingeteilt !!
Es wurden Ziele gesetzt.
Unsere Lebenszeit ist begrenzt, sie ist unser wichtigtes Gut. Zeit ist wertvoll. Es lohnt sich , damit entsprechend sorgfältig umzugehen.
Unterlassen Sie Unwichtiges. Erledigen Sie Wichtiges.
Nicht morgen anfangen, heute !
Erledigen Sie Dinge heute, die morgen vielleicht nicht mehr möglich sind : z.B. Oma besuchen !
Als Kapitän eines Segelschiffes können Sie Wind und Wellen nicht bestimmen, aber Sie können durch geschicktes Nutzen der Ruder und Segel doch an Ihr Ziel gelangen. Sie bestimmen selbst "wie".
Merksatz: "Schwupp" - Diese Sekunde ist vorbei - Sie kommt nie wieder !!!!
Dieser Satz soll ausdrücken, daß materielle Dinge (auch Geld) leicht zu vermehren sind. Zeit jedoch nicht. Es ist Luxus, Zeit zu haben. Geld kann man erben, gewinnen oder erarbeiten. Zeit ist unwiderruflich verschwunden, wenn sie vergangen ist. Daher muß die Zeit genutzt werden. Zeit sinnlos verstreichen zu lassen wäre eine Sünde.
Zeit ist etwas, was uns gehört und das uns niemand wegnehmen kann.
Der Wissenschaftler Maslow hat eine Reihenfolge für eigene Bedürfnisse festgelegt:
Selbstverwirklichung
Sozial Anerkennung
Soziale Bedürfnisse
Sicherheit
Grundbedürfnisse
Sobald eine Stufe erreicht ist, hat der Mensch das Bestreben die nächsthöherer Stufe zu erreichen. Sind also Ihre Grundbedürfnisse befriedigt, haben Sie das Bedürfnis nach Sicherheit. Danach kommen soziale Bedürfnisse, Anerkennung und schließlich Selbstverwirklichung. Auch im Arbeitsleben spiegelt sich dieses Prinzip wieder: Wenn z.B. über Dinge wie Sitzmöbel, Bezahlung, Beleuchtung etc. am Arbeitsplatz geklagt wird, liegen die Ursachen oft ganz woanders. Fühlen sich die Leute am Arbeitsplatz wirklich wohl? Können Sie sich dort verwirklichen?
Merke: Kein Mensch ist ständig auf einer Stufe. Es ist ein steter Wechsel, bedingt durch den eigenen Entwicklungszustand sowie innere und äußere Umstände. Motivationkann nur für begrenzte Zeit und auf eine Aufgabe bezogen sein, selten für alle Abläufe und alle Zeit.
Beispiel: eine gestreßte Mutter fühlt sich verpflichtet, mit ihren Kindern zu spielen. In Gedanken an die viele Arbeit, die noch auf sie wartet, ist sie nicht bei der Sache. Dieses Spiel ist für alle eine Belastung und nicht - wie es eigentlich sein soll - eine Entspannung und ein fröhliches Miteinander.
Oder:
Man trifft sich mit Freunden, geht gemeinsam essen. Eigentlich hat sich keiner was zu sagen, jeder langweilt sich und denk nur daran, möglich bald weg zu kommen. Doch viele bleiben aus Anstand oder sonstigen Gründen sitzen. Der Abend geht "gründlich daneben".
Bei der Definition von eigenen Zielen bietet es sich an, verschiedene Lebensbereiche voneinander zu unterscheiden:
Ich:
Zeit für mich, sich kennenlernen, Selbstgespräch, Hobby, Beruf, Körper, Geist. Man sollte sich Zeit für sich selbst nehmen.
Familie:
Partnerschaft, Kinder, Eltern, Geschwister, Verwandte.
Freunde:
der beste Freund, die beste Freundin, Vereine, etc.
Lebensraum
Wohnung, Wohngegend, Wohnort
Die Gewohnheit, von außen verplant zu werden, führt oft zu der Unfähigkeit, selbst zu planen und zu organisieren. Die eigene Zeit nach persönlichen Wünschen und Bedürfnissen zu gestalten, erfordert Training.
Zeit ist etwas, was uns gehört und das uns niemand wegnehmen kann.
Wenn Sie sich sagen: "Ich komme zu nichts" - dann stimmt etwas nicht. Dann sollten Sie Ihre Zeiteinteilung überprüfen.
Aber: Egotrip ist nicht angeraten ! Das bedeutet meist noch größere Einsamkeit !
Ein erfülltes Leben in der Gemeinschaft erfordert:
Organisation des Alltags
Organisation in Bildung , Schule, Beruf
Freizeit und Entspannung (Negativ-Beipiel: Morgendlicher Auto-Unfall. Weil man noch rechtzeitig zur Arbeit erscheinen will, gibt man Gas. Entspannt zu spät zu kommen ist besser als rechtzeitig gegen eine Laterne zu donnern)
Lernen Sie, Kraft und Motivation aus einer sinnvollen Zeiteinteilung zu schöpfen!
Teilen sie sich die Zeit ein, um persönliche Ziele zu erreichen !
Übrigens: Der häuftigste Grund, warum Ehen getrennt werden, ist darin zu finden, daß die Partner unterschiedliche Ziele für´s Leben festgelegt hatten. Man sollt esich also schon sehr genau Gedanken machen, welche Ziele man selbst hat, und welche Ziele der Partner für sich gewählt hat. Stellen Sie´s doch mal fest: Jeder schreibt auf einem Bogen seine Ziele nieder. Vergleichen Sie Ihre Bögen miteinander.
Aber:
Sie solten Ihre Ziele nicht zu hoch setzen. Beispiel: in 2 Jahren will ich Millionär sein.
Das ist nicht zu schaffen (außer Lotto, Shootingstar mit Musik, Erbschaft)
Meine beruflichen und privaten Ziele für das Jahr _____
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Priorität |
Ziel |
Bis Datum |
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A |
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C |
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Die Hauptziele sollten in Teilziele aufgegliedert sein:
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Ziel: |
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Teilziele |
Bis Datum |
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Persönlicher Tip für Auszubildende:
Wichtigstes Ziel für Sie z.B. Ausbildung schaffen !
Sie sollen : In drei Jahren eine Prüfung bestehen !
Warum ? Das ist Ihre Grundlage, Standbein, Plattform für weitere folgende Schritte.
Dazu sollten Sie: Ziele einteilen. Später darauf aufbauen.
Ausbildung ist ein Teilziel. Ihr persönliches Ziel müssen Sie sich selbst setzen.
Früher galten Pünktlichkeit, Disziplin, Fleiß als wichtigste Qualifikationen. Natürlich sind diese auch heute noch wichtig.
Aber heute gelten Kreativität, Flexibilität, Engagement, Kompetenz zur Lösung von Problemen als entscheidende Schlüsselqualifikationen.
Dazu zählen unter anderem:
Fähigkeit zur Auswahl aus vielen Informationsquellen
Fähigkeit, das Wesentliche zu erkennen und sich darauf zu konzentrieren
Fähigkeit, Fragen zu stellen und Probleme zu lösen
Fähigkeit, Zusammenhänge zu durchschauen
Wissen über Wissenserwerb: Wo finde ich am schnellsten und zuverlässig die Infos, die ich brauche.
Fähigkeit zu lernen- neue Informationen zu neuen Wissensmustern zusammenbauen, Informationen mit vorhandenem Wissen zu verbinden; alte Muster verwerfen. Scheinbar nicht zusammenhängende Informationen miteinander zu verknüpfen, um Neues zu schaffen.
Definieren Sie Ihre privaten und beruflichen Ziele . Teilen Sie diese in kurz-, mittel- und langfristige Ziele ein und vergeben Sie Prioritäten
Verfolgen Sie konsequent Ihre Ziele
Prüfen Sie Ihre Ziele!
Erstellen Sie eine ehrliche und ausführliche Schwachstellenanalyse über ihren Zeitbedarf
Führen Sie notwendige Veränderungen und Rationalisierungen in den Arbeitsabläufen und –techniken sowie in den Verhaltensweisen gemäß Ihrer Schwachstellenanalyse durch
Ermitteln Sie Ihr tageszeitbezogenes Leistungshoch.
Wenn Sie gestört werden, schreiben Sie dies auf.
Dokumentieren Sie Ihre berufsspezifische Störkurve.
Treffen Sie ausreichende Maßnahmen, um sicherzustellen, daß Sie während Ihrer wichtigsten Arbeiten ungestört bleiben.
Beginnen Sie jeden Tag in Ruhe
Erstellen Sie ein realistisches Zeitbudget
Erstellen Sie ihre Zeitpläne immer schriftlich
Planen Sie nur soviele Tätigkeiten an einem Tag, wie Sie tatsächlich erledigen können.
Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit. 40% sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Spontanes
Vergeben Sie für die einzelnen Aktivitäten Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Beginnen Sie sofort. Erst wenn die Sache erledigt ist, fangen Sie die nächste Sache an.
Planen Sie Ihre wichtigsten Arbeiten möglichst nur in den ruhigen Zeiten und während Ihrer Leistungshochs ein.
Setzen Sie sich einen festen Zeitpunkt für die Fertigstellung Ihrer Arbeit.
Notieren Sie Ihre Ideen sofort in einem Zeitplanbuch, einer to-Do-Liste oder einer Ideensammlung
Nutzen Sie Vordrucke und Formulare
Arbeiten Sie mit einem Zeitplanbuch
Planen Sie jeden Tag eine Arbeit ein, die Sie bisher vor sih hergeschoben haben
Bereiten Sie wichtige Telefonate und Gespräche vor
Setzen Sie bei Besprechungen ein Zeitlimit.
Lassen Sie sich nicht von Zielen abbringen
Wenn Sie überlastet sind, legen Sie Aufgaben ab.
Wenn Sie sich in einer Besprechung nicht einigen können, vereinbaren Sie einen neuen Termin
Brechen Sie unsinnige Telefonate ab.
Ein gutes Betriebsklima hilft: Motivieren Sie sich und andere
Binden Sie andere in Entscheidungsprozesse ein.
Gestehen Sie auch mal Fehler ein. Das ist glaubwürdiger.
Entscheidungen nicht hinausschieben!
Sagen Sie öfter mal "Nein".
Nutzen Sie Ihren Papierkorb und werfen Sie Überflüssiges weg.
Nehmen Sie jeden Vorgang nur einmal zur Hand.
Halten Sie ihre Zeitplanung konsequent ein.
Schlafen Sie nicht zuwenig. Aber auch nicht zuviel.
Nutzen Sie neue Technik: Fax, Notebook, PC, Handy.
Kontrollieren Sie ihre Zeitplanung
Haken Sie Erledigtes ab.
Machen Sie lieber viele kleine Pausen als eine große Pause.
Fangen Sie einfach an!
Räumen Sie mit System auf.
Füllen Sie Wartezeiten aus. Nehmen Sie Aufgaben mit!
So spart man Zeit beim Schreiben: 
Nicht jede Anfrage muß mit einem aufwendigen Schreiben beantwortet werden. Vermerken Sie kurze Antworten direkt auf dem vorliegenden Schreiben und ab in´s Fax damit
Haben Sie alles griffbereit? Flache Schubladen mit Geschäftspapier, Faxformularen, Vordrucken, Kurzmitteilungen sollten Sie unbedingt direkt am Platz haben.
Adressen: Ist Ihre Adressverwaltung Papier und/oder EDV effizient? Wenn sie lange suchen müssen, dann schaffen Sie hier Abhilfe!
Sie müssen nicht immer vollständige Texte schreiben: Skizzieren Sie Ihre Entwürfe und lassen Sie den Schreibdienst ausformulieren.
Schreiben Sie deutlich lesbar. Das erspart Ihnen und dem Empfänger zeitraubende Nachfragen.
Muß alles schriftlich sein? Oft genügt ein kurzer Anruf.
Ein unaufgeräumter Schreibtisch birgt viele Ablenkungsgefahren: Räumen Sie auf, schaffen Sie Platz.
Bevor Sie schreiben: Machen Sie sich wesentliche Punkte bewußt und legen Sei die Reihenfolge fest.
Der Umgang mit der Textverarbeitung dauert Ihenn zu lange? Schaffen Sie unbedingt Abhilfe: Nehmen Sie sich Zeit, Funktionen und Möglichkeiten besser kennenzulernen. Zehn verschenkte Minuten am Tag entsprechen eine komplette Woche im Jahr.
Alles dringend oder alles wichtig?
Passiert Ihnen das auch? Häufig erledigen Sie alles, was von außen "unter Dampf" gesetzt wird, sofort, weil es eilig gemacht wird. Bei näherer Betrachtung entpuppt sich die Aufgabe oft als unwichtig oder delegierbar. Und genau hier besteht die große Gefahr für die Zeitplanung. Sie erledigen unwichtige Dinge sofort und geraten mit Ihren Aufgaben und Zielen in´s Hintertreffen.
Ab heute sollten Sie Ihre Aufgaben grundsätzlich zwischen "dringend" und "wichtig" unterscheiden.
Wichtig ist die Aufgabe, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
Dringend heißt: Die Arbeit muß sofort erledigt werden. Je nach ichtigkeit entweder von Ihnen oder von anderen
Die Eisenhower-Box
Ein einfaches und effektives Mittel der Einteilung ist die Eisenhower-Box. Benannt wurde die Box nach dem General und späteren Präsidenten der USA Dwight D. Eisenhower. Er hat dieses Verfahren angewadt, um mit seinen Mitarbeitern Aktivitäten und Prioritäten festzulegen. Ein anderer bekannter Begriff hierfür ist die "Wichtig-Dringlich-Regel".
A: Sie erledigen Ihre Aufgabe sofort und selbst
B: Sie terminieren Ihre Aufgaben
C: Sie delegieren Aufgaben
D: Sie vernichten Ihre Aufagbe (Papierkorb)
Praktisch bedeutet das:
Aufgaben, die wichtig und dringend sind, müssen sie fofort und persönlcih in Angriff nehmen (A-Aufgabe)
Aufgaben von hoher Wichtigkeit, aber noch nicht dringend sind, bearbeiten Sie päter (B-Aufgaben). Allerdingssollten Sie Ihre Aufgaben nicht einfach aufschieben, sondern planen. Versehen Sie Ihre Arbeiten mit einem Datum und sorgen Sie für die Einhaltung des Bearbeitungstermins mit Hilfe eines Kalenders.
Aufgaben die dirngend, aber nicht wichtig sind, sollten Sie komplett deligieren (C-Aufgaben). Befreien Sie sich von der "Tyrannei des Dringenden". Und geben Sie die Aufgabe weiter
Von nebensächlichen Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, müssen Sie Abstand nehmen (D-Aufgaben).
Was machen Sie mit D-Aufgaben?
Entweder auf den "Komposthaufen", in´s "Archiv" oder in den "Papierkorb".
"Komposthaufen" heißt: Sie legen Zeitungen, Fachartikel und Post ohne aktuellen bezug auf einen Stapel. Den Komposthaufen bearbeiten Sie nur, wenn Sie Zeit dazu haben. Alle sehcs Wochen nehmen Sie die unteren 10 Zentimeter (oder etwa ein Fünftel des Stapels) und werfen das Material ungelesen weg. Denn die Informationen sind veraltet und damit wertlos geworden. Sie sparen Zeit, weil Sie sich nicht noch einmal damit beschäftigen müssen.
Fallbeispiel:
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Sie sind im Büro, es ist 9:30 Uhr. Sie haben soeben die Post bearbeitet und verteilt. Nun lesen Sie einen Artikel in einer Fachzeitschrift, der Ihnen wieder in die Hände gefallen sit. Um 10:15 erwartet Ihr Chef C. den Handy-Vertreter V. zu einem Gespräch. Das Telefon klingelt, Ihr Chef muß für einen Kollegen einen auswärtigen Termin wahrnehmen und braucht Zug-Tickets ab Mittag in die Nachbarstadt, die Prospekte in seiner Hand legt er auf seinen Schreibtisch. Er benötigt dringend die geprüften Präsentationsunterlagen für den auswärtigen Termin. |
Aufgabe: Teilen Sie die Tätigkeiten in A,B,C,D-Aufgaben ein.
Der tägliche "Lebenslauf",
Ihre Leistungskurve, unterliegt natürlichen Schwankungen, die grundsätzlich
bei allem Menschen ähnlich verlaufen:
| durchschnittliche Leistungskurve | Zeit ideal für... | Warum ist das so? | Tipp |
| Vom Morgen bis zum Vormittag steigt Ihre tägliche Leistungskurve. | Besprechnungen, wichtige Entscheidungen | Sie sind "ausgeschlafen" und haben noch alle Kräfte |
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| Vom Mittag zum Nachmittag sinkt diese Leistungskurve wieder. | ...nicht ganz so wichtige Arbeiten | Oh je, das Verarbeiten des Mittagessens braucht Sauerstoff. Eben dieser Sauerstoff fehlt Ihrem Gehirn am frühen Nachmittag |
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| Vom Nachmittag bis zum Abend steigt die Kurve wieder, ohne das "Hoch" des Vormittags weider zu erreichen. | Routine | Der Körper hat das Essen verdaut und sammelt wieder Kräfte. Aber: Sie haben schon etliche Stunden hinter sich... |
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Tipps:
Langfristige Schwankungen
Ihre Leistungskurve kann
jedoch auch langfristigen Schwankungen unterliegen. Dafür gibt´s
Programme, die die Leistungskurven berechnen können. Ob dies alles so stimmt,
muss jedoch jeder selbst für sich entscheiden....
Software gibt´s unter
http://www.sharefree2000.de/Anwendungen/Rechner/biomania.htm
http://www.8ung.at/internetworld/hobbysoftware.htm
und wer sich den Bio-Rhythmus direkt anzeigen lassen möchte....
http://www.kirchenweb.at/wien/xs/012kids/012biorhiythmus/index.htm
© Thorsten Dahl Diese Seiten können unter http://home.foni.net/~thorsten-dahl abgerufen werden.
