Geschichte der Informationstechnik (Bürotechnik)

• 4.000 v. Chr. erste Schreibgeräte (Rohrfeder aus Schilf, Ägypten und China)

• 2300 v. Chr. Entwicklung des Alphabets

• 3 Jh. v. Chr. Zahlen

• 105 n Chr. Papier

• 751 Überlieferung der Papierherstellung durch Chinesen an Araber

• 1144 erste Papiermühle in Europa (Spanien)

• 1440 Buchdruck

• 1516 Öffentliches Postwesen (reitende Boten und Postkutschen)

• 1550 Graphitstift (Bleistift)

• 1609 Erste Zeitung in Europa

• 1623 erste Rechenmaschinen

• 1748 Stahlfeder

• 1762 erstes "Kopiergerät"

• 1809 erster Füllfederhalter

• 1811 Zylinderdruckpresse in Nürnberg

• 1820 serienmäßige Herstellung von mechanischen Rechenmaschinen

• 1837 Erster Telegraph

• 1840 Briefmarke in England eingeführt

• 1844 Elektrischer Telegrafendienst

• 1871 Gründung der Deutschen Reichspost

• 1874 erste fabrikmäßig Hergestellte Schreibmaschine , USA, Typewriter

• 1877 Einführung des Telefons in Deutschland

• Erster Phonograph, Wachswalze mit 1 Minute Laufzeit

• 1881 Erstes Fernsprechamt in Berlin

• 1889 Patent für Lochkartenmaschine in den USA durch Hollerith für Volkszählung

• 1901 erste funktelegrafische Verbindung zwischen Europa und USA durch Marconi

• 1904 Offsetdruck

• 1914 erstmals Fernschreiber im Telegrafenbetrieb

• 1922 Normung der Papierformate DIN 476

A0	841*1189 mm =1qm , genannt : Vierfachbogen
A1	594*841 mm, genannt Doppelbogen
A2	420*594 mm , genannt Bogen
A3	297*420 mm , genannt Halbbogen
A4	210*297 mm , genannt Viertelbogen
A5	148*210 mm

• 1922 Normung der Schreibmaschinentastatur

• 1938 Kugelschreiber (Ungarn)

• 1941 elektromechanische Datenverarbeitungsanlage "Z3" mit Progammsteuerung Karl Zuse

• 1946 elektronische Datenverarbeitungsanlage "ENIAC" in den USA

• 1949 Kopiergerät mit Diffusionsverfahren

Heute werden täglich eingesetzt: (Beispiele)

• Vordrucke

• Kugelschreiber

• (Fernschreiber)

• Fax

• Diktiergerät

• Kopierer

• Telefon

• Anrufbeantworter

• Schreibmaschine

• PC

• Overhead-Projektor

5.2 Vervielfältigen

Vervielfältigung gab es schon in mittelalterlichen Klöstern durch Abschreiben - mit dem Einbau von Fehlern.

Heute ist die Auswahl des Verfahrens abhängig von z.B.:

• Qualität

• Kosten

• Auflagenhöhe

• Format

• Farbe

• Dazu stehen heute zur Verfügung (Auswahl):

• Kopierer (schwarzweiß und Farbe)

• Durchschreibsätze

• Kohlepapier (ein färbendes Blatt, das zwischen dem Original und der Kopie gelegt wird)

• Fax (Fernkopierer)

• Fotografie

• Umdruck

• Hochdruck

• Offsetdruck

• digitale Kopierer

• Abschreiben

• Lichtpause

• Scanner

• PC-Drucker (schwarz-weiß und farbig)

Kopierer zentraler oder dezentraler Einsatz:

5.3. Archivieren:

Merke: Nichts aufbewahren, was schnell veraltet.

z.B. Computer-Fachzeitschriften eignen sich nur selten zum Aufbewahren. Das Wissen ist einfach zu schnell veraltet.

Merke: Etwas ungelesenes zu archivieren, macht keinen Sinn.

Aber: Gesetzliche Bestimmungen zwingen teilw. zum Aufbewahren

Datenschutz: bestimmte Daten dürfen nur begrenzt aufbewahrt werden.

Registratur

Stelle, die Akten weiterleitet. Meist zusammen mit der zentralen Poststelle. Hauptanlaufstelle in der Verwaltung.

Auch Begriff für eine "Aktensammelstelle"

Sachbearbeiterregistratur= jeder hat "seine" eigenen Akten

Sammelregistratur = Zentrale Aktenstelle

Datei

Ordnungsmöglichkeiten

• numerisch (1,2,3,4,5...)

• alphabetisch (a,b,c,d,...)

• geographisch (Straßennamen, Ortsteile etc.)

• sachliche oder systematische Ordnung (inhaltliche Gesichtspunkte)

• gemischte Ordnung (verschiedene Kriterien)

• Akten

Unter Akten versteht man die Sammlung von Schriftstücken in einem Ordner

A-Akten = Hauptakten = Gesetze, Muster, Urteile etc. (Wiederherstellbares)

B-Akten = Sonderakte = Personalakten, Steuerakten (nicht rekonstruierbar)

Jede Akte sollte ein Aktenzeichen tragen. Beim Land Schleswig-Holstein wurde die Unterscheidung in A- und B-Akten im Jahre 1999 aufgehoben. Dennoch wird es viele "ältere" Bestände geben, die dieses Prinzip anwenden.

• Aktenplan

Ein Aktenplan ist die systematische Gliederung der Akten z.B. nach dem Aufgabengliederungsplan. Es ist ein Nachweis für Akten. Er ist Ordnungsplan und Aktenverzeichnis in einem. Aus dem Aktenplan ergibt sich das Aktenzeichen auf dem Aktenrücken.

Kein Aktenplan, aber eine Aktenordnung wurde z.B. vom Land Schleswig-Holstein für die schleswig-holsteinsiche Landesverwaltung im Amtsblatt für Schleswig-Holstein im Jahr 1999 am 8.6.1999 auf Seite 260 veröffentlicht. Diese Aktenordnung verzichtet z.B. in auf die Unterscheidung zwischen A- und B-Akten (Siehe auch Stichwort Akten). Dies war eine Einteilung nach grundsätzlichen Dingen und speziellen Dingen. Z.B. kamen Gesetzesvorschriften zu einem Thema in die A-Akte und die laufenden Fälle dagegen in die B-Akte.

In der S-H Aktenordnung sind die Aufbewahrungsfristen auf 5 Jahre vereinheitlicht worden (Ausnahmen sind möglich!). D.h. nach Ablauf dieser Zeit müssen Akten entweder in´s Archiv oder in den Aktenvernichter.

Eine Aktenordnung regelt z.B. die Kennzeichnung von Schriftgutbehältern, die Ablage der Vorgänge, wer Akteneinsicht erhält, regelt die Aufbewahrungsfristen, die Aussonderung, das Anbieten von Akten an ein Archiv. Es kann auch die Verwendung von Recycling-Karton für Ordner vorsehen und die Beschaffung von PVC-Produkten untersagen.

Unter das Schriftgut fallen u.a. Akten, Urkunden, Verträge, Protokolle, Geschäftsbücher, Karten, Pläne, Zeichnungen, Siegel, Siegelstempel, Karteien, Druckschriften, Lichtbilder, Filme, Fotokopien, Schallplatten und andere Tonträger, elektronische Speichermedien.

Weglegesachen ist Schriftgut wie z.B. Einladungen, einfache Informationen, Prospekte usw. die nicht in die Akten genommen werden. Diese sollten, falls sie nicht sofort vernichtet werden, spätestens nach einem Jahr in den Papiermüll. Das hat auch eine besonderen Vorteil: Es gibt wieder Platz im Büro und nach einem Jahr hat sich die Einladung ohnehin erledigt bzw. es gibt neue Prospekte und Preislisten.

Büroverfügung

"Arbeitsanweisung", die nach (numerischen) Punkten abzuarbeiten ist. Beginnt meist mit "1. Vermerk" und endet mit z.B. "4. Z.d.A." (zu den Akten) oder "4. Wvl" (Wiedervorlage)

Zu jedem bearbeiteten Vorgang sollte es eine "Verfügung" geben. Z.B. auch als Kopie für die Akte. So ist das Verwaltungshandeln auch nach Jahren nachvollziehbar. Wichtig kann dies auch bei Gerichtsverfahren sein. Akten können dann hinzugezogen werden und es kann der gesamte Vorgang "nachvollzogen" werden. Verfügungen sind aber auch wichtig im Vertretungsfall: Die Vertreterin oder der Vertreter weiß, was als nächstes zu tun ist.

So können Verfügungspunkte aussehen:

... Kopie von 1. erhält ... zur Kenntnis

... Kopie von 1. erhält ... zur Kenntnis und mit der Bitte um Stellungnahme und Rückgabe.

... Kasse z.Kts. (Abkürzung für "zur Kenntnis") mit der Bitte, den Betrag in Höhe von ... aus Haushaltsstelle ... auf das o.g. Konto zu überweisen.

Und dies sind mögliche Schlußverfügungen

... Wvl. 17.12.2003 ("Wvl." ist die Abkürzung für "Wiedervorlage")

...Z.d.A (Z.d.A. ist die Abkürzung von "Zu den Akten ", die Verfügung wird also am Ende weggeheftet. Am besten Schreibt man gleich auch Die Aktennummer nach Aktenplan dazu, dann können auch andere diese Akte richtig wegheften)

... Wegl. Weglegen. Dieser Verfügungspunkt gilt für alle Dinge, die nicht in die Akten genommen werden. Z.B. unverlangt eingesandte Ansichtsexemplare.

Büroverfügungen gibt´s übrigens nicht nur in Behörden: auch Banken und andere Betriebe mit einem "Büro" nutzen diese Technik. Mehr zur Verfügung

Beispiel für eine Büroverfügung (Vorgang ist frei erfunden):

1. Vermerk

Bürgerin B. beantragt heute ....

2. Amtsleitung, Frau A., zur Kenntnis mit der Bitte um Entscheidung, ob dem Antrag in diesem Fall entsprochen werden kann.

3. Sachbearbeiter S. zur Kenntnis mit der Bitte um Stellungnahme und Rückgabe

4. Einwohnermeldeamt z.Kts. (ist B. in diesem Bereich gemeldet?)

5. Wvl. 16.10.99 (Bürgerin B. anrufen, Antwortschreiben entwerfen)

...für ein weiteres Beispiel für eine Büroverfügung klicke hier

Geschäftsgangvermerk

Ein Vermerk kann verschieden gekennzeichnet sein. Üblicherweise werden verschiedene Farben von verschiedenen Personen benutzt (z.B. grün=Bürgermeister und Rechnungsprüfungsamt, lila=Büroleiter, schwarz=Justitiar etc.). Ob Farbzuweisungen oder Namenszeichen besser sind, soll an dieser Stelle nicht geklärt werden. Folgende Geschäftsgangvermerke sind möglich:

Geschäftsgangvermerke sollten sparsam eingesetzt werden.

• Wiedervorlage

Aktenstapel, nach Datum sortiert. Muß regelmäßig (zu bestimmten Terminen) nach Vorlagen "durchforstet" werden. Hier werden Akten auf "Termin gelegt". Zum dem vorher bestimmten Termin werden die Akten dann zur Bearbeitung vorgelegt. Dient zum Einhalten von Fristen. In der Büroverfügung kann als letzter Eintrag stehen "Wvl." für Wiedervorlage (am besten gleich ein Datum eintragen und notieren, was dann zu tun ist).

Die Wiedervorlage sollte nicht zum "Akten-vor-sich-herschieben" benutzt werden.

• Posteingang

Posteingänge sollten von der Poststelle wie folgt vorbereitet werden:

Ein Eingangsvermerk sollte das Datum des Einganges auf dem Original festhalten. Der Eingangsvermerk kann natürlich auch mit einem Eingangsstempel auf das Originalschreiben versehen werden. Der Stempel hat dabei ein einstellbares Datum. Darunter befinden sich Felder für die wichtigsten Führungskräfte oder die wichtigsten Bearbeitungsstationen, die einzeln nacheinander "ihr" Feld ankreuzen. So kann jeder erkennen, bei wem das Schriftstück schon war oder zu wem das Schriftstück als nächstes kommt. Dann prüfen Sie, ob die Anlagen vollständig beigefügt sind. Fehlt eine Anlage, so ist dies ebenfalls zu vermerken. Schließlich sind Wertsachen zu entnehmen. Diese müssen entsprechend vereinnahmt werden und sind der Kasse vorzulegen und von dieser zu quittieren. Sollte in Schreiben der Absender nicht erkennbar sein, so empfiehlt es sich, z.B. den Briefumschlag dem Schreiben beizufügen. Die Eingänge sind zu sortieren und dem Büroleiter vorzulegen. Hier kann es natürlich je nach Verwaltung andere Regelungen geben. Insbesondere dann, wenn die Verwaltung sehr groß ist und ein zentraler Posteingang mit einer Person unmöglich ist. Der Büroleiter gibt gewöhnliche Schreiben an die Ämter und Abteilungen weiter, besondere Schreiben sortiert er für die Verwaltungsspitze aus und gibt diese entsprechend "nach oben" weiter

 

Prüfen Sie, ob Posteingänge zentral laufen sollten, oder dezentral jedem Sachbearbeiter direkt zugestellt werden sollten. Wie ist mit Briefpost, e-mail, Telefon und Fax zu verfahren?

• Unterschriftenmappe

Die Unterschriftenmappe ist ein Ordner mit vielen einzelnen Fächern. Diese Fächer lassen sich mit Hilfe eines Registers leicht umklappen. Kleine Löcher in den Seiten lassen genau erkennen, ob noch weitere Schriftstücke folgen. Solche Mappen werden eingesetzt, um Schriftstücke zur Unterschrift vorzulegen. Es empfiehlt sich, zunächst die Verfügung einzulegen und danach das Original.

Die Unterschrift ist eine rechtliche Ausprägung. mit der ein Schriftstück Rechtskraft erlangt. In Behörden müssen Personen besonders befugt sein, verbindliche Unterschriften zu leisten. Bestimmte Schreiben benötigen sogar zwei Unterschriften. Der Entwurf, die Kopie des Schreiben bzw. die Verfügung wird nur mit einem Namenszeichen versehen, die im Grunde eine verkürzte Unterschrift darstellt.

Unterschriften sollten fälschungssicher mit einem dokumentenechten Stift oder Füller geschrieben werden. Auf Kugelschreiberminen weist die DIN 16554 auf diese Eigenschaft hin.

Manchmal kommen auch Fakismilestempel zu Einsatz. Diese ermöglichen das Abdrucken einer Unterschrift wie mit einem normalen Stempel. Dies ist z.B. bei Massensendungen denkbar, die nicht alle per Hand unterschrieben werden können, da der Aufwand einfach zu groß wäre. Heute ist es z.B. möglich, ein Original blanko unterschreiben zu lassen, einen Adressenverteiler beizufügen und nach Unterzeichnung das Original zu vervielfältigen (kopieren) und mit den jeweiligen Adressen zu versehen

• Dienstweg

Ist gesetzlich nicht als Begriff verankert. Es wird jedoch das Weiterleiten von Schriftstücken über den jeweils nächsthöheren Vorgesetzten oder vorgesetzte Behörde als Dienstweg betrachtet. Das Gegenteil von Dienstweg wird manchmal als "Obergefreitendienstweg" bezeichnet.

 Protokoll

Ein Protokoll ist eine Sitzungsniederschrift . Ein Protokoll gibt den sachlichen Ablauf einer Sitzung wieder und hält die Ergebnisse fest. Es ist jedoch kein stenografischer Mitschrieb. Es muß also nur das Wesentliche festgehalten werden. Einzelne Wortbeiträge sind wortgenau zu protokollieren, wenn ein Anwesender eine persönliche Protokollnotiz aufnehmen läßt. Dieses Recht ergibt sich unter Umständen aus einer Satzung oder einer Geschäftsordnung.

Dies sollte das Protokoll umfassen:

• namentliche Aufführung aller Sitzungsteilnehmer, bei Ratsversammlungen wer entschuldigt oder unentschuldigt fehlt. Vorsitzender und Protokollführer sind zu benennen.

• Änderung der Zahl der Anwesenden während des Sitzungsverlaufes

• Liegt Befangenheit vor, so ist dies zu vermerken. In bestimmten Fällen ist auch zu vermerken, daß keine Befangenheit vorliegt. Befangen ist jemand, wenn er zum Beispiel einen persönlichen Vorteil aus einem Beschluß ziehen kann oder selbst Beteiligter ist. Ein Vereinsvorsitzender als Ratsmitglied ist z.B. dann befangen, wenn über Zuschüsse an seinen Verein abgestimmt wird.

• daß die Tagesordnung den Teilnehmern rechtzeitig zugestellt worden ist.

• Welche Punkte der Tagesordnung öffentlich oder nicht-öffentlich behandelt werden. Grundsätzlich biete sich an, ein A-Protokoll für den öffentlichen Teil zu erstellen und ein B-Protokoll für den nichtöffentlichen Teil der Sitzung

• Ort und Zeit (Beginn und Ende!) der Sitzung

• Die einzelnen Tagesordnungspunkte und deren Beschlüsse. Auch das Ergebnis einer Abstimmung ist festzuhalten.

Niederschrift

Die Niederschrift ist die schriftliche Wiedergabe z.B. einer mündlichen Verhandlung oder als Beurkundung. Im Gegensatz zum Vermerk ist die Niederschrift ein förmliches Beweismittel. Sie wird nicht einseitig erstellt, sondern von den Beteiligten per Unterschrift anerkannt. Niederschriften sind so abzufassen, daß der Verlauf und der Inhalt richtig und verständlich wiedergegeben werden. Hier kommt die Niederschrift zum Einsatz:

• Aufnehmen eines mündlichen Anliegens von Beteiligten

• mündliche Verhandlungen, die vorgeschrieben sind oder auf Antrag vorgenommen werden

• Vernehmungen in Polizei- oder Strafsachen

Und dies sollte die Niederschrift enthalten:

• Die richtige Kennzeichnung (Niederschrift, Verhandlungsniederschrift, Vernehmung)

• Ort und Zeit (Beginn und Ende, normalerweise wird die Niederschrift während des Gespräches geschrieben. Wenn nicht: dann ist dies zu begründen)

• Vor und Zuname des/der Erschienenen, Geburtstag, Berufsangabe (soweit erforderlich) und Adresse

• die Angabe, ob der Erschienene aus eigener Veranlassung oder auf Vorladung erscheint

• weitere anwesende Personen

• natürlich das Anliegen, worum es geht

• eventuell Eidesstattliche Erklärung und Hinweise auf strafrechtliche Vorschriften

5.4. Telefonieren

Grundregeln des Telefonierens:

• Fasse Dich kurz !

• Unterlagen bereithalten

• neueste Rufnummer verwenden

• Schreibmaterial bereit halten

• sich mit Namen vorstellen und freundlich sein

• Nicht verstandene Namen erfragen

• Zahlen, Eigennamen und Aufträge wiederholen, schwer verständliche Wörter wiederholen

• Lauthören nur nach vorherige Ankündigung und Zustimmung des Gesprächspartners

• Lächeln ! Das ist kein Scherz: Wenn man am Telefon lächelt, klingt die Stimme positiver und das Telefongespräch läuft insgesamt harmonischer.

Gesprächsvorbereitung

Nebenstellenanlagen

An Hauptanschlüsse können Anlagen geschaltet werden, die kostenlose hausinterne Gespräche ermöglichen.

An Nebenstellenanlagen können Telefon, Telefax und Modem angeschlossen werden. Meist stehen mehr Nebenstellen zur Verfügung als Leitungen nach "draußen". Aber nur in den seltensten Fällen gibt´s eine Überlastung. Beispiel: Eine Telefonanlage mit 120 Nebenstellen hat "nur" dreißig externe Leitungen. Diese 30 Leitungen reichen meist jedoch aus, um allen hausinternen Teilnehmern das Telefonieren über eine Telefongesellschaft zu ermöglichen. 30 Telefonanschlüsse sind auf jeden Fall billiger als jedem Teilnehmer eine eigene "Posthauptleitung" zur Verfügung zu stellen. Man würde 120 Telefonrechnungen mit entsprechende Grundgebühr pro Monat zahlen müssen.

Merkmale von Nebenstellenanlagen :

• Umstellen wann:

• Heranholen wann:

• Anklopfen wann:

• Amtsberechtigungen wichtig für:_______

• Konferenzschaltung

• Weck-Funktion im Hotel

• Rückruf

• Alarm-Funktion bei privaten Anlagen

• Gebührenauswertung

  Hersteller von Telefonanlagen sind u.a. Ackermann, Ascom, Auerswald, Elmeg und Siemens. Unter den Links finden Sie jeweils die Bedienungsanleitungen der Hersteller für bestimmte Anlagen.

• Analoge Technik

Stromstärke verändert sich mit der Lautstärke = Schwingungen. Der analoge Anschluß ist heute in Privathaushalten noch "normal". Viele verspötten analoge Technik, weil diese "veraltet" sei. Analoge Technik ist in den Vermittlungsstellen überhaupt nicht mehr zu finden. Die Vermittlungsstellen sind digital miteinander verbunden. Das Signal wird analog von der Vermittlungsstelle zum Hausanschluß geführt. Neben bestehenden (meist privaten) Telefonanschlüssen ist nur noch das C-Netz analog. Dieser Dienst soll jedoch in den nächsten Jahren eingestellt werden. Frühere analoge Telefongespräche waren sehr verrauscht, teilweise mit einer sehr schlechten Leitungsqualität. Dieses Problem besteht heute praktisch nicht mehr. Analoge Technik kommt mit einen zweiadrigen Kabel aus.

• Digitale Technik

Signale werden als 0 und 1 Informationen übermittelt. Der Strom ist "zerhackt". Schwingungen werden abgetastet und in Zahlenkolonnen zerlegt. Diese Zahlenkolonnen werden ins duale System umgerechnet und als Impulse übertragen. Daraus werden erst im Telefongerät des Empfängers wieder hörbare Schwingungen erzeugt. Digitale Technik ist heutiger Standart. Die Mobilfunknetze D und E arbeiten ebenfalls digital. Digitale Technik ist rauschfrei, man hat das Gefühl, der Gesprächspartner sei im Nebenzimmer. Digitale Technik erfordert vier- bzw. acht-adriges Telefonkabel.

• ISDN (integrated Services digital Network)

Primär- und Sekundärkanäle. Ein Kanal für eigentliche Information und weitere Kanäle über die Information (z.B. Rufnummerübermittlung)

Ein eigener Telefonapparat sollte jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen

Aufgabe:

- Welche Fernsprechbücher kennen Sie ?

- Buchstabieren sie Tschechoslowakei !

- Welche Regeln müssen Sie bei einem Telefonat beachten ?

- Woran erkennen Sie im Telefonbuch einen Anrufbeantworter ?

- Woduch unterscheiden sich vollamtsberechtigte, halbamtsberechtigte und nichtamtsberechtigte Anschlüsse ?

- Was sagt Ihnen die Rufnummer 814-122 ?

- In manchen Büros verstauben Diktiergeräte. Woran kann das liegen ?

Fax

Faxgeräte, auch Fernkopierer genannt, übertragen über eine Telefonleitung Schriftstücke, Bilder oder Formulare an eine Gegenstelle. Dort wird eine Kopie ausgedruckt. Faxgeräte Tasten hell-dunkel-Informationen vom Original ab. Meist wird schwarz-weiß in Graustufen übertragen. Die Auflösung läßt sich von "Normal" auf "fein" umstellen. Bei "fein" dauert die Übertragung länger, dafür entstehen kaum die häßlichen "Teppenstufeneffekte" bei diagonalen Linien.

Ein Fax ist dann vorteilhaft, wenn Zahlen und Daten übertragen werden, bei denen es bei einerm Telefongespräch zu Mißverständnissen kommen kann. Oft kann eine Anfrage handschriftlich auf einem Fax-Ausdruck eingetragen und direkt an den Absende zurückgeschickt werden. Ein Fax eignet sich aber nicht zum Weiterverarbeiten eines Textes. Dieser müßte dann eingescannt bzw. neu abgeschrieben werden. In einem solchen Fall ist eine e-mail praktischer.

Thermopapiere-Faxgeräte sind in der Beschaffung billiger als Normalpapier-Faxgeräte. Thermopapier ist nicht dauerhaft lagerfähig, es vergilbt und wird unleserlich. Wer allerdings wenig Faxe empfängt, kommt auf Dauer mit einem Thermopapier-Gerät günstiger über die Runden. Bei einem Tintenstrahl-Fax sind die Tintenpatronen teurer und können eintrocknen, wenn das Fax längere Zeit nicht gebraucht wird oder während des Druckes vom Stromnetz getrennt wird.

Behörden und Betriebe haben dafür zu sorgen, daß die Fax-Geräte ständig einsatzbereit bleiben (Tinte erneuern, Papier nachfüllen). Inzwischen können auch Widersprüche zu Bescheiden per Fax versandt werden. Für den Absender kann es unter Umständen günstig sein, eine Absendebestätigung zum Vorgang zu nehmen.

Der obere Rand eines Originales sollte 1,65 cm frei bleiben, der untere mindestens 2,23 cm. Damit ist gewährleistet, daß alle Informationen übertragen werden.

Pflege von Faxgeräten :

Wenn die Scannerzeile verdreckt ist, wird diese Spalte als "immer dunkel" interpretiert. Ihr Empfänger wird also senkrechte Streifen auf seinen Fax-Ausdruck sehen. Spätestens wenn Sie Anrufe über diese Streiben bekommen sollte die Scannerzeile mit einem weichen Tuch gereinigt werden. Selbsttest: Wenn Sie auf Ihrem Faxgeräte kopieren, wird auch auf Ihrer Kopie einer oder mehrere senkrechte schwarze Streifen durch´s Papier verlaufen. Staub und Papierfussel entfernen Sie am besten mit Druckluft oder einem weichen Pinsel. Besitzen Sie ein Tintenstrahlfax, reinigen Sie die Düsen gemäß Ihrer Gebrauchsanleitung.

Tips zum Fax

Sicherheitsabstand zum Seitenrand

Wird auf dem Original zu nah am Rand geschrieben, kann das Faxgerät diese Informationen nicht übertragen. Sie sollten als Absender also auf Sicherheitsabstände achten: Schreiben Sie niemals in einem Bereich von zwei Zentimetern zum oberen oder unteren Rand. An den Seiten sollten Sie einen Rand von mindestens einem Zentimeter einhalten.

Sollten Sie ein solches unleserliches Fax erhalten, stecken Sie es gleich wieder in das Gerät und senden Sie es dem Absender zurück. vermerken Sie, daß es nicht leserlich ist. Sie werden bestimmt sofort eine besser geschriebene Version erhalten.

Scanner im Fax kaputt?

Ihr Faxgerät "scannt" Ihre Original-Vorlage, um daraus elektrische Signale zu erzeugen. Dazu wird innerhalb Ihres Gerätes das Papier hell angeleuchtet - meist mit LED - Leuchtdioden. Diese können jedoch auch kaputt gehen. Sie merken es kaum. Ihr Empfänger wird auf dem Papier durchgehende senkrechte Streifen bemerken. Das ist ärgerlich und kann zur Unlesbarkeit Ihrer Fax-Übertragung führen.

So prüfen Sie Ihr Gerät: legen Sie ein Original ein und drücken Sie die Kopier-Funktion. Sind auf der Kopie senkrechte dunkle Streifen vorhanden, ist die Beleuchtung in Ihrem Fax oder der Scanner defekt. Bei waagerechten hellen Streifen könnte bei Tintenstrahldruckern sich die Tinte dem ende neigen. Tauschen Sie die Tintenpatrone aus.

5.5. Diktieren

Diktatsprache

beim Diktieren sollten Sie: 1. denken, 2. formuliren, 3. diktieren

beim Schreiben des Diktats sollten Sie: 1. hören, 2. verstehen, 3. schreiben

Deutliche Aussprache und richtige Betonung sind wichtig. Benutzen Sie neue Bänder zum Diktieren. Bei alten Bändern kann die Sprachqualität sinken. Passen Sie auf die Bänder auf: Magnet-Namenschilder löschen Bänder genauso gut wie spezielle Löschmagnete. Geben Sie als Diktierender zum Band auch den Vorgang mit zum Schreibdienst: Dann können dort evtl. Namen und Zahlen nachgeschlagen werden, man erspart sich so Nachfragen.

Beispiel für ein Diktat:

Hier spricht ...

Abteilung ... Telefon ...

Bitte ein Schreiben auf Briefbogen Din A4 (oder Din A5 Leerpapier etc.)

Ein Durchschlag (bei Schreibmaschine, bzw. ein Ausdruck als Verfügung)

Anschrift - Herrn Rechtsanwalt - Doktor Peter - Stopp ich buchstabiere Kaczmarek - Kaufmann Anton Cäsar ....

Postfach zwo drei vier

in fünf acht sieben drei sechs Köln

betreff Einladung zu unserer Eröffnung (Betreff wird zwar mitdiktiert, aber heute nicht mitgeschrieben)

Sehr geehrter Herr Doktor K...

...

Ende dieses Schreibens

Zum nächsten Schreiben ....

Am Ende des Bandes: "Ende auf diesem Band".

Es empfiehlt sich, das Band nicht zuruckzuspulen, damit die Schreibkräfte wissen, was Sie auf diesem Band erwartet. Sie werden das Band zusammen mit Ihren Schreiben von Schreibdienst gelöscht und zurückgespult zurückerhalten.

Tips zum Briefeschreiben
http://www.tastschreiben.de	Informationen über das normgerechte Briefeschreiben
http://www.rz.fh-ulm.de/projects/onhelp	Formulierungshilfen für Geschäftsbriefe
	vielen Dank für den Tip, Anja

5.6. Sicherheit im Büro

Grundlagen der Arbeitssicherheit

Der Arbeitsschutz in Deutschland ist schon über 100 Jahre alt. Auf der Grundlage der Gewerbeordnung von 1872 und der Reichsversicherungsordnung von 1911 wird die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten durchgeführt. Diese Aufgabe wird von staatlichen Gewerbeaufsichtsbehörden und den Berufsgenossenschaften wahrgenommen. Die Berufsgenossenschaften als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind Zwangseinrichtungen von Unternehmern (Berufsgenossen) gleicher oder verwandter Gewerbezweige. Im Grundgesetz ist der Arbeitsschutz im Artikel 74 verankert.

Die gesetzlichen Berufsgenossenschaften haben nicht nur auf die Verhütung von Arbeitsunfällen zu achten. Sie müssen nach Eintritt eines Arbeitsunfalles den Verletzten, die Angehörigen und Hinterbliebenen entschädigen.

Als Arbeitsunfälle gelten alle Unfälle im Betrieb. Auch Unfälle auf dem Weg zur Arbeit und nach Hause gelten als Arbeitsunfälle. Wenn aber Alkohol (oder anderes) Ursache für den Unfall ist, geht der Versicherungsschutz verloren !

In Schleswig-Holstein ist für uns der Gemeinde-Unfall-Versicherungsverband GUV zuständig (Reventlouallee 6, 24105 Kiel).

In allen Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten hat der Unternehmer unter Mitwirkung des Personalrates oder Betriebsrates Sicherheitsbeauftragte zu stellen. Diese unterstützen den Unternehmer bei der Unfallverhütung.

Die Vertreterversammlungen von Berufsgenossenschaften beschließen Unfallverhütungsvorschriften. Diese sind wie Gesetze zu betrachten und zu beachten.

Beispiele für Vorschriften:

Grundgesetz, Gewerbeordnung, Jugendarbeitsschutzgesetz, Mutterschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, Sozialgesetzbuch, Arbeitszeitordnung, Verordnung über gefährliche Arbeitsstoffe, VDI-Vorschriften, VDE-Vorschriften, DIN etc.

Warum Arbeitsschutz?

Arbeitsschutz ist notwendig. Vordergründig ist er selbstverständlich ein Kostenfaktor. Sinnvoll betrieben wirkt er sich jedoch auf das Betriebsklima und das Betriebsergebnis aus.

Arbeitsschutz ist gesetzliche Verpflichtung. Durch das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitssicherheitsgesetz ist jeder Unternehmer, der Arbeitnehmer beschäftigt, verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen.

Arbeits- und Gesundheitsschutz dient dem Betrieb und der Volkswirtschaft. Jeder meldepflichtige Unfall, jede anerkannte Berufskrankheit und jede Berufsunfähigkeitsrente kostet das Unternehmen in der Umlage der Berufsgenossenschaft. Jeder arbeitsbedingte Vorruhestand erhöht über die Rentenversicherungsbeiträge die Lohnnebenkosten. Und jeder Bagatellunfall - nicht meldepflichtiger Unfall - kostet durch Arbeit, die liegen bleibt, oder durch eventuell damit verbundene Sachschäden.

Arbeits- und Gesundheitsschutz ist humanitäre Verpflichtung. Personenschäden, ob aus dem Unfall heraus oder durch langfristige Einwirkungen sind inakzeptabel, und wo möglich zu vermeiden. Dies gilt auch für kleine und mittlere Betriebe, in denen die sicherheitliche Beratung am wirtschaftlichsten durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit erbracht wird.

Wer langsam geht, kommt sicherer ans Ziel - Sturzunfälle

Jeder vierte Unfall im Büro ist ein Sturz auf ebenem Boden oder Treppen.

Stolperstellen sind Unfallquellen: Staubsauger, Verlängerungsschnur, Papierkorb, Fußmatten, Bodenbeläge müssen sicher verlegt sein !

Fast 15% aller Unfälle innerhalb der Gebäude ereignen sich auf Treppen. Hauptursache: zu schnell gelaufen.

Alle Treppen mit mindestens vier Stufen müssen mindestens an einer Seite einen Handlauf haben.

Weitere Ursachen: Nichtbenutzen des Handlaufs, Aktenlesen beim Treppensteigen, Schuhe mit glatten Absätzen.

Leiter und Tritte müssen bei hohen Regalen vorhanden sein. Sie müssen benutzt werden !

Elektrizität - Volle Spannung !

Bei einer Spannung von 220 Volt geschehen tötliche Unfälle, wenn der Strom z.B. bei Berühren von offenen Kabeln durch den Körper fließt.

Steckdosen müssen mit einem Schutzkontakt versehen sein. Schadhafte Kabel und Steckvorrichtungen sind verboten. Orange Kabel sind besser sichtbar.

Ein Stecker darf nie am Kabel aus der Steckdose gezogen werden.

Elektrizität ist eine notwendige und gute Sache, aber ein gesundes Mißtrauen und Achtsamkeit kann Leben schützen.

Regale und Schränke

Regale mit offenen Fächern oder Schubladen können bei ungenügender Standsicherheit umkippen. Je höher ein Regal, desto leichter kippt es. Ist der Boden uneben oder die Eigenstabilität gering bzw. Fächer als Leiterersatz mißbraucht werden, wird die Standsicherheit noch mehr verringert.

Ein stürzender Schrank sollte nicht aufgehalten werden. Die Gefahr ist zu groß, unter dem Regal "begraben" zu werden.

Schubladensperren verhindern, daß mehr als eine Schublade herausgezogen werden kann. Dies ist vor allem bei Schubladen mit sehr schwerem Inhalt nützlich.

Türen

Bei Drehtüren ist Vorsicht geboten: Leicht können Finger geklemmt werden.

Glastüren sind ort schlecht zu erkennen. Daher muß in Augenhöhe durch Farbpunkte, Ätzungen oder Firmenschilder eine Sichtmarkierung angebracht sein.

Lebenswichtig können Notausgäng werden. Sie müssen - genauso wie der Fluchtweg - deutlich gekennzeichnet werden. Sie müssen sich leicht und jederzeit öffnen lassen. Daher sind sie immer frei zu halten. Kisten und Kartons gehören nicht vor Notausgänge. Notausgäne öffnen sich immer in Richtung des Fluchtweges. Müssen Notausgänge betrieblich verschlossen werden, muß der Schlüssel deutlich sichtbar aufbewahrt werden.

Brandschutz

Im Brandfall ist zunächst Ruhe zu bewahren. Feuerlöscher müssen gut sichtbar aufgehängt sein. Eine entsprechende Beschilderung ist vorgeschrieben. Die Benutzung des Feuerlöschers sollte in regelmäßigen Abständen gelesen oder an besten sogar von einem Fachmann erklärt werden. Fragen Sie Ihren Sicherheitsbeauftragten!

Ist erkennbar, daß der Brand nicht selbst gelöscht werden kann, muß sofort die Feuerwehr angerufen werden.

Wichtig in einer Notrufmeldung sind z.B.:

- Name des Anrufers

- Standort des Bandes

- Art des Feuers

- Anzahl der Verletzten, Art der Verletzungen

Fluchtwege sind ebenfalls auszuschildern. sie dürfen im Regelfall keine Stufen nach oben ausweisen.

Im Brandfall dürfen keine Aufzüge benutzt werden. Der Strom könnte ausfallen und man bleibt u.U. zwischen zwei brennenden Stockwerken stecken.

Verschiedenes

Ob eine Büromaschine sicher ist, ist an der Kennzeichnung "GS-Geprüfte Sicherheit" zu erkennen. Damit werden Gerätehersteller und Importeure verplichtet, nur sicherheitstechisch einwandfreie Geräte zu liefern. Dennoch: eine Sichtprüfung vor der Benutzung eines Gerätes sollte immer stattfinden.

Säuren, Laugem oder Gifte sind in deutlich zu kennzeichnenden Behältern aufzubewahren. Flaschen für Lebensmittel dürfen für solche Zwecke auf keinen Fall verwendet werden. Es besteht die Gefahr der Verwechslung.

Erste Hilfe am Unfallort!

+++ Achtung: Diese Zeilen ersetzen keinen Erste-Hilfe-Kursus. Bitte besuchen Sie einen Erste-Hilfe-Kursus. Sie können Leben retten! +++

Unfälle sind die häufigste Todesursache in den ersten 35 Lebensjahren. Zwar stehen Verkehrsunfälle nach wie vor an erster Stelle der Statistik, doch auch Arbeitsunfälle mit tödlichem Ausgang sind vergleichsweise häufig. Bei schweren Unfällen entscheiden nicht selten die ersten Minuten über Leben und Tod des Unfallopfers. Der Erfolg der späteren ärztlichen Behandlung von Unfallverletzten hängt ganz wesentlich davon ab, daß bereits die Erste Hilfe-Maßnahmen durch Ersthelfer oder Sanitäter unverzüglich und konsequent eingesetzt werden.

Im folgenden werden wesentliche Aspekte der Ersten Hilfe am Unfallort aufgezeigt. Dies ersetzt nicht eine fundierte Ausbildung.

Jeder im Betrieb ist daher aufgefordert, an einer Ausbildung zum Ersthelfer entsprechend der Unfallverhütungsvorschrift "Erste Hilfe" (GUV 0.3) teilzunehmen bzw. sich als Ersthelfer in angemessenen Zeitabständen fortzubilden. Ausbildungskurse zum betrieblichen Ersthelfer gibt es z. B. beim Arbeiter-Samariter-Bund Deutschland (ASB), beim Deutschen Roten Kreuz (DRK), bei der Johanniter-Unfall-Hilfe (JUH) oder beim Malteser-Hilfsdienst (MHD).

Dies sind die Aufgaben des Ersthelfers am Unfallort:

- Erfassung und Beurteilung der Lage, ggf. Hilfe anfordern.

- Erhaltung des Lebens, z.B. durch Wiederbelebungsmaßnahmen, Blutstillung bei großen Wunden.

- Vermeidung von zusätzlichen Komplikationen, z. B. durch richtige Lagerung, Wärmedecke als Auskühlungsschutz.

Die fünf "W" der Notfallmeldung:

• WO ?

Ort, Straße, Hausnummer, Stockwerk - ggf. Wegbeschreibung

• WAS ?

Was ist geschehen ? Welche Art von Notfall liegt vor? Welche auffälligen Befunde sehen Sie?

• WIEVIELE ?

Anzahl der Verletzten oder sonst Betroffenen? Anzahl der lebensgefährlich Verletzten?

• WANN ?

Wann ist der Unfall passiert?

• WER ?

Wer meldet? Wer ist der Betroffene?

Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, daß die Ersthelfer in angemessenen Zeiträumen fortgebildet werden.

Die Erfahrung zeigt, daß eine Fortbildung und Wiederholung nach drei Jahren durch erneute Teilnahme an einem Ersthelfer-Lehrgang (8 Doppelstunden) erforderlich ist.

Die Teilnahme ist Dienstzeit und für den Lehrgangsteilnehmer kostenlos.

© Thorsten Dahl. Diese Seiten können unter http://home.foni.net/~thorsten-dahl abgerufen werden.