|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
Die Sprache ist das Hilfsmittel im öffentlichen Dienst, um Bürgerinnen und Bürgern Informationen zu vermitteln. Die Art der verwendeten Sprache soll folgende Ziele verfolgen:
klar verständlich sein,
eindeutig und vollständig sein und
kurz gehalten sein
überzeugend sein
Ironie wie "Na, schon wieder so pünktlich? Warum kommen Sie nicht gleich zum Feierabend?" ist im Umgang mit Publikum genauso wie schlimm wie mit Kolleginnen und Kollegen. Zu viele Fachbegriffe sind für Insider prima, nicht aber für Berufsanfänger oder Außenstehende.
zu 2. eindeutig
und vollständig 
Eine bestimmte "Fachsprache" zeichnet viele Berufe aus: Ärzte, Juristen, Techniker können ohne Fachbegriffe nicht auskommen. Zu langewürde man "um den heißen Brei" herumreden. Bestimmte Vorgänge sind klar definiert. Wer bei der Feuerwehr einen C-Schlauch mit einem D-Anschlußstück zu verbinden versucht, wird kein Glück haben: Man muß sich also nicht mit Zentimeterduchmessern herumschlagen, sondern findet eindeutig definierte Begriffe.
Es ist nicht gut, bei "Adam und Eva" anzufangen oder zu erklären wie bereits die Römer mit diesem Problem umgegangen sind. Besser ist es, sich auf ein konkreten Fall zu beziehen. Kurz und bündig sind auch die Antworten die ich erwarte. Un Zeit spare ich damit auch noch. Ist der Text kurz, brauche ich nicht so viele Kopien und spare Porto.
So
setzen Sie ein Schreiben auf
Erst die Aussagen formulieren,
dann in eine verständliche Form bringen und
zuletzt den Text optimal gestalten (Kürzen, Absätze einfügen, Rechtschreibung prüfen, Aufteilung auf dem Blatt optimieren etc.)
Schreiben Sie vom Bekannten zum Unbekannten, schreiben Sie vom Allgemeinen zum Besonderen.
Ist der Text nicht überzeugend und einleuchtend, wird es Rückfragen, Widersprüche oder gar Klagen geben. Diese Folgekosten und Zeit können gespart werden, wenn von vorn herein ein logischer Aufbau gewählt wird und Gründe genannt werden.
Eine Abkürzung ist nur verständlich,
wenn sie weitgehend bekannt ist (Kfz)
wenn Sie allgemein amtlich festgelegt ist (DIN, kg, DM, EURO)
wenn sie beim erstem mal voll ausgeschrieben und die Abkürzung in Klammern dahinter geschrieben ist. Das Kreuzworträtsel (KWR) ist schwierig, wenn im KWR ...
Bürgerfreundlich,
Publikumsfreundlich
Verlangen Sie keine Auskünfte, die in Ihrer Akte bereits vorhanden sind.
Verlangen Sie nicht die Addition langer Zahlenreihen. Das können Sie mit Ihrer Rechenmaschine viel besser (und Sie werden es ohnehin nocheinmal aufrechnen, wetten?)
erklären Sie, warum eine bstimmte Maßnahme notwendig ist. Zeigen Sie den Zweck der Aktion.
die äußere Form ist entscheidend. Wie heißt es: der erste Eindruck prägt. Also: gestalten Sie Ihre Texte professionell und formulieren Sie treffend. Ein völlig zerknickter und beschmutzter Brief sollte nicht abgesandt werden. Gegen einen Rechtschreibfehler hat keiner etwas. Doch sollten nicht in jeder Zeile welche zu finden sein.
Der Vorname sollte immer zuerst geschrieben werden. Statt "Müller, Peter" ist "Peter Müller" einfacher zu verstehen.
Ist der Nachname auch als Vorname gebräuchlich, so kann der Nachname in Großbuchstaben oder gesperrt geschrieben werden. Z.B. statt "Peter Karl" also "Peter KARL" oder Peter K a r l"
Achten sie auf die korrekte Schreibweise der Eigennamen. Wer statt "Schüürmann" "Schueuermann" schreibt, verärgert seinen Adressaten. Der Name eines Menschen ist ein Teil seiner Persönlichkeit!
|
Beispiel |
Statt so |
besser so |
|
|
persönlich |
Es ist vorgesehen...... |
Ich werde... |
|
|
aktiv statt passiv |
Dieser Betrag sollte gemindert werden |
Sie können diesen Betrag mindern |
|
|
sachlich |
Im Vertretungsfall werden Sie gefragt... |
Wenn Sie mich vertreten, werden sie gefragt... |
|
|
anschaulich |
Beim Unfall sind Fahrzeugteile beschädigt worden |
Beim Unfall wurden der rechte Kotflügel und der Blinker abgerissen |
|
|
äähhhh! |
Es kann damit gerechnet werden, daß der Vorgang nach erfolgter Entscheidung Fortgang erhält. |
Sobald entschieden ist, werde ich den Fall weiter bearbeiten. |
|
|
verständlich |
Datum siehe Vorderseite |
Schleswig, den 8. September 1999 |
|
|
kein zu kurzer Stil |
Name, Hausnummer eintragen. Datum ergänzen. Nachweise beifügen. |
Bitte tragen Sie Ihren Namen und die Hausnummer ein. Danach ergänzen Sie bitte das Datum. Schließlich sollten Sie entsprechende Nachweise beifügen. |
|
|
Nicht zuviele Hauptwörter |
Der am 21. April 1986 vorgelegte Antrag auf Einleitung eines Verfahrens zur Erteilung einer Erlaubnis zum Bau eines Einfamilienhauses im Neubaugebiet wird zurückgeschickt. |
Der am 21. April 1986 vorgelegte Bauantrag wird zurückgeschicht. |
|
|
bekannt Worte verwenden |
Ist eine mechanische Aufzugshilfe für Speisen zugegen? |
Ist ein Speiseaufzug im Haus? |
|
|
keine selbst erfundenen Fachbegriffe verwenden! |
zu Verlust gegangen Vorgänge erholen anheimgeben einbestellen |
verloren Vorgänge anfordern empfehlen zum Gespräch bitten |
|
|
Kurze Wörter (möglicht nicht mehr als drei Wortglieder zusammenfügen) |
Fragestellung |
Frage |
|
|
keine Übertreibung |
schnellstmöglich einzigste Chance |
so schnell wie möglich einzige Chance |
|
|
kein Modewort |
durchchecken |
prüfen |
|
|
nicht übertrieben umschreiben |
zur Gegenzeichnung vorlegen |
gegenzeichnen |
|
|
nicht hinweisen |
Der Fischer und dessen Frau |
Der Fischer und seine Frau |
|
|
nicht umschreiben |
unter Zuhilfenahme von |
mit |
|
|
weibliche Formen benutzen |
An den Geschäftsführer der Fa. Peter Meier KG Frau Sigurd Hanke |
Frau Sigurd Hanke Geschäftsführerin der Peter Meier KG |
|
|
nocheinmal weiblich |
Frau Stadtrat Petersen |
Frau Stadträtin Petersen |
|
|
Straßennamen ausschreiben |
K. Liebknecht Str. |
Karl-Liebknecht-Straße |
|
|
Bei einer Adresse beide Namen von Ehepartnern schreiben |
Herrn und Frau Peter Hansen |
Frau Maria Schubert-Hansen Herrn Peter Hansen |
|
|
Ein Geschlecht reicht. Allerdings gibt es hier verschiedene Auffassungen. Was ist besser zu lesen, was entspricht den Vorgaben der Gleichstellungs-beauftragten? |
Die Beamtinnen und Beamten, die Angestellten (weiblich und männlich) und ArbeiterInnen |
Die Beamten, Angestellten und Arbeiter |
|
|
Freundlichkeit |
Es ist anzugeben... |
Bitte geben Sie an... |
|
|
Gute Lesbarkeit beachten, auch für ältere MitbürgerInnen! |
Hier steht Text. Der ist aber sehr klein. Wenn dann der Kontrast auch noch gering ist, ist dies von Älteren kaum noch zu lesen. |
Dies ist einfacher zu lesen, oder? |
© Thorsten Dahl . Diese Seiten können unter http://home.foni.net/~thorsten-dahl abgerufen werden.
