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Hier finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
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Aufgabengliederungsplan und Verwaltungsgliederungsplan |
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Organisation ist der Zusammenschluß von Menschen mit gleichen Interessen
Ein Unternehmen ist eine Organisation.
Ein Unternehmen hat eine Organisation.
Woher der Begriff "Organisation" kommt, kann ich leider nicht genau sagen. Unter http://www.vordenker.de/gerald/orgtheorie.html gibt es aber eine umfasende Erklärung. Organisation heißt auf Lateinisch "temperatio". Man könnte sich vorstellen, daß es etwas "Temporäres", etwas auf Zeit ist. Organisieren heißt auf Latein "ordinare", das auch "ordnen" bedeutet. Vielleicht liegt hier der Sinn: etwas anordnen, in bestimmte Bahnen lenken, verteilen, in Ordnung bringen.
An dieser Stelle ist mit Organisation alles gemeint, was unter das "wie" in der Verwaltung fällt. Wie arbeite ich so, daß andere die Arbeit weiterführen können oder ich nach Wochen etwas wiederfinde oder einen Vorgang weiterbearbeiten kann. Auch die Organisation eines gesamten Betriebes zählt hier hinzu.
Daß mir dabei viele neue Techniken helfen, ist klar. Ich darf mich nicht vor Neuerungen verschließen. Gerade hier ist eine Systematik zu erkennen: Was neu ist oder anders als bisher ist, wird (und wurde) vielfach abgelehnt oder belächelt.Dies ist eine ganz natürliche Sache: mußte doch noch vor etwas über 100 Jahren vor Kraftfahrzeugen ein Fahnenträger vorweglaufen und die Passanten vor dem herannahenden Auto warnen. Man hatte Angst vor der neuen Technik. Dennoch benutzen die meisten Menschen heute das Auto oder das Telefon ganz selbstverständlich.
Hier soll daher alles behandelt werden, was einem die Arbeit erleichtern kann. Von der Bürotechnik über den Aufbau eines Unternehmens bis zur Selbstorganisation eines Einzelnen reicht daher die Spanne. Dies alles ist unter "Organisation" zu verstehen.
ist die Zuordnung und das Abstimmen von verschiedenen Tätigkeiten zur Erreichnung eines Zieles.
In einem Betrieb umfaßt die Organisation alle Bereiche, um eine Betriebsbereitschaft zu gewährleisten.
Die Organisation regelt die Arbeitsverteilung, die Zuständigkeit und die Verantwortung.
Organisation ist dann möglich, wenn eine teilbare Aufgabe über einen unbestimmten Zeitraum möglich ist.
Zitat: "Von anderen lernen heißt kapieren, nicht kopieren"
Projektarbeit ist alles andere als Routine. Ein Projekt hat immer einen Starttermin und einen Endtermin. Es beginnt mit der Planungsphase, in der weitere Termine festgesetzt werden und die Ressourcen (z.B. Arbeitszeit, Arbeitsmittel und Finanzen) genau festgelegt werden.
Dann folgt die Umsetzungsphase, in der genau nach Plan die festgelegten Schritte abgearbeitet werden. Natürlich muß auch während der Umsetzung mit Änderungen des Planes gerechnet werden. Es ist aber vorteilhaft, wenn bestimmte Eventualitäten von vorn herein so weit wie möglich berücksichtigt werden.
In der Nachbereitungsphase werden die Erfahrungen bei der Umsetzung des Projektes festgehalten und für evtl. weitere Projekte zugrunde gelegt.
Ein Projekt bestimmt sich durch: einen klaren Projektauftrag mit Zielen (z.B. auch Termindefinition), Einzelaufgaben und Mitteln
Projektleiter ernennen, der Projekt moderiert und koordiniert.
bestimmen, welche externe Fachleute mitmachen.
Zeit und Kostenplan muß erstellt werden.
Kontrollen festlegen: Terminverfolgung, Arbeitsablauf, Zwischenergebnisse, Ergebniskontrolle.
Nachbereitung, die Aufwand und Erfolg dokumentiert und für künftige Projekte als Planungsgrundlage dient.
Projekte sind als die idealen Arbeitsweisen, wenn es um "besondere" Aufgaben geht.
Folgende Beispiele könnten hervorragend durch Projektarbeit organissiert werden:
- Umzug eines Betriebes (Dafür gibt´s Spezialbetriebe)
- Durchführen eines Betriebsfestes
- Erstellen einer neuen Broschüre
- Erstellen einer neuen Internet-Homepage
- Einführung neuer Arbeitsmittel im großen Stil (neue Verkabelung, Computerumstellun
- Durchführung von Bauarbeiten (auch Umbaumaßnahmen
- Urlaubsreis
- Die Organisation von Dienstreisen
Planung: Jede Organisation plant: wie etwas sein soll (Soll Zustand). Dies kann der Betriebsleiter selbst, ein Beauftragter oder eine Organisationsabteilung erledigen. Ein Ziel kann mit Organisation durch Planung, Durchführung und Kontrolle erreicht werden.
Improvisation: ist das unvorbereitete Handeln aus der augenblicklichen Lage heraus für eine bestimmte Zeit.
Disposition: ist die geplante Weisung für einen Einzelfall. (geplante Ausnahme)
Rationalisierung: Ein Ziel mit weniger Aufwand erreichen bzw. Produktivität steigern. Rationalisierung sind Maßnahmen, die sich gegenseitig ergänzen.
Automatisierung: Mehrere Maschinen werden durch einen Automaten ersetzt.
Normung: Die Größe einer Sache wird vereinheitlicht. "DIN" ist die Abkürzung für "Deutsches Institut für Normung e.V." . Normung ist eine Standartisierung. Unternehmen können bei der Entwicklung auf Standarts zurückgreifen, um eigene Produkt mit anderen Produkten kombinierbar zu machen. Es gibt aber auch Kritik: ein Standart verhindert Weiterentwicklung. Besonders in der Computerbranche gibt´s sehr häufig Wechsel oder Weiterentwicklung von Standarts. ( z.B. bei der Videodarstellung: CGA -> EGA -> VGA ->SVGA -> Direkt-X usw).
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Vorteil:
Nachteil:
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Typisierung: Die Herstellung wird auf wenige Typen begrenzt. Beipiel: Statt Carports von ganz klein bis zur größen Version herzustellen, einigt man sich auf zwei Typen, die am häufigsten verlangt werden. So erspart man sich aufwendigere Einzelanfertigungen, die z.B. besondere Maschinen benötigen.
Spezialisierung: Die Herstellung wird auf ein oder wenige Typen beschränkt. Z.B. könnte ein Zimmermann statt der gesamten Palette nur die Herstellung von Zäunen oder Carports anbieten, weil er sich darauf "spezialisiert" hat.
Arbeitsteilung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen immer die gleiche oder ähnlich gelagerte Arbeiten aus. Ein komplizierter Vorgang wird in einzelne Vorgänge aufgespalten. Dadurch können "Produktionsstraßen" entstehen.
Aufgabenauslagerung: Bestimmte Bereiche werden von externen Organisationseinheiten bearbeitet.
Aufgabe: Welche Unternehmenszweige können nach außen verlagert werden ?
In Unternehmen werden diese Bereiche am häufigsten ausgelagert :
Recht, Steuern, Versicherungen
Buchhaltungsaufgaben
Personalbeschaffung und Entwicklung (einschließlich Weiterbildung)
Marketingkonzeption, Werbung, Markenpflege
Forschung, Entwicklung
Spedition, Fuhrpark
Produktion (Zulieferteile, Halbfertige und Fertig Produkte)
Architekten-, Bau- und Handwerkerleistungen
Technische Kontroll- Wartungs und Instandsetzungsarbeiten
Revisionstätigkeiten (Prüfungsaufgaben)
Veranstaltungsorganisation, Catering (Verpflegung)
Einholen von Auskünften, Beitreiben von Forderungen
Vertriebsleistungen (Vertretungen, Franchising)
Informations, Kommunikations und Dokumentationsleistungen
Jedes Unternehmen hat einen inneren Aufbau. Typischer Aufbau:
a) Leitung: Top Management
b) Abteilungsleitung: middle management
c) Gruppenleitung: lower Management
d) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Dieses hierachische System findet sich in vielen, aber nicht allen Organisationen. Der Aufbau ist natürlich von der Größe des Betriebes, der Anzahl der dort beschäftigten Personen und der Art des Betriebes abhängig.
Liniensystem: Der Informationsfluß geht über mehrere Instanzen
Stabliniensystem: Stabstellen haben beratende Funktion ohne Weisung innerhalb eines Liniensystems
Funktionalsystem (Mehrliniensystem), erfordert Dienstanweisungen, Gruppen und Abteilungsleitungen könen sich besser spezialisieren: Sachbearbeiter haben verschiedene Vorgesetzte mit Spezialfunktion
Vorteil:
Hohe Entscheidungssicherheit durch Beratung mehrerer Personen.
Nachteil:
Höherer Zeitaufwand durch Beratungen. Nicht geeignet für "schnelle Entscheidungen"
Schnelle Entscheidungen, kleine Gruppen, geringe Arbeitsstörungen
einheitliche Entscheidung, hohe Leistungsfähigkeit, kurze Wege
Aufbau regelt Zuständigkeiten, Ablauf regelt durchzuführende Arbeiten. Vergleichbar mit einem Fahrplan. Die Ablauforganisation setllt sicher, daß alle Betriebsvorgänge reibungslos ablaufen.
Jeder kann erkennen:
Wie arbeite ich
in welcher Reihenfolge arbeite ich
wann führe ich entsprechende Arbeiten aus.
Beispiel: Posteingang Postausgang.
Der Brief erreicht den Betrieb.
In der Poststelle (Registratur) wird der Brief geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen.
(Falls vorhanden) geht der Brief über einen "zentralen Posteingang" zur Vorsortierung. Wichtige Briefe weren an den Unternehmensleiter weitergeleitet, Routinebriefe werden den Mitarbeitern zur Bearbeitung gegeben.
Mitarbeiter entwerfen Antworten.
In Unterschriftenmappen werden diese (wenn so festgelegt) dem Vorgesetzen zur Unterschrift vorgelegt.
In der Poststelle werden die Antwortschreiben gefaltet, kouvertiert, frankiert und schließlich zur Post oder Kurierdienst gebracht.
Dieser Ablauf ist relativ starr festgelegt. Jeder weiß, was er zu tun hat. Nun sind Untersuchungen möglich, die genau festhalten wer was wann genau macht, ob der Brief lediglich weitergeleitet wird oder inhaltlich verarbeitet wird. Auch Durchlaufzeiten können festgelegt werden.
1. Definition des Problems
2. Aufnahme des Ist Zustandes
3. Analyse und Auswertung
4. Entwickeln des Soll Konzeptes
5. Realisieren des Soll Konzeptes
6. Überprüfen des Ergebnisses
und wieder zu 1.
Organisation muß "produktiv sein ! Ihr Nutzen soll größer sein als ihre Kosten !
In 20 % der Zeit werden bereits 80% der Arbeiten erledigt. D.h. daß in weiteren 80% der Zeit nur 20 % Aufgaben geschafft werden.
Diese erstaunliche Regel gilt für alle Bereiche. Ich gebe ein Beispiel: Wenn ich ein Gedicht auswendig lerne, dann kann ich bereits nach kurzer Zeit (20% der geplanten Zeit) schon ein recht großes Stück (80%) dieses Gedichtes auswendig. Für den Rest (20% des Gedichtes) brauche ich aber sehr viel mehr an Zeit (80% des gesamten Zeit).
Dieser Effekt spiegelt sich z.B. bei vielen Industrieprodukten wieder:
Z.B. Software: Schon nach kurzer Zeit - sagen wir einen Monat Entwicklungszeit - ist ein Programm eigentlich lauffähig. Nun kann man es noch weitere 4 Monate zur absoluten Fehlerfreihet weiterentwickeln oder gleich auf den Markt bringen. Vorteil, bereits nach einem Monat kann Umsatz gemacht werden. Die Theorie sagt: die Sonderfunktionen oder Ausnahmekonfigurationen, die nicht getestet wurden, nehmen ohnehin nur die wenigsten Benutzer in Anspruch. Man kann ja nach vier Monaten eine weitere Version auf den Markt bringen. Gut, dies ist eine böse Unterstellung, die nicht auf alle Untenehmen in der Softwarebranche zutrifft. Aber diese Regel bzw. Theorie klingt doch rein wirtschaftlich gesehen gar nicht schlecht, oder?
Es gibt aber Branchen, bei denen eine Fehlerfreiheit dazugehört. Dazu zählen z.B. Verkehrsflugzeuge, ärztliche Geräte und Prozessoren für Computer.
Was bringt uns diese Theorie in der Praxis?
Ich habe einmal einen Kollegen erlebt, der bereits zwei Stunden versuchte, eine Seite an einer bestimmten Stelle unterstrichen auszudrucken. Das war allerdings in einer Zeit, als es noch keine oder kaum WYSIWYG-Textprogramme gab. Sein Papierkorb quoll über, er war völlig genervt. "Weißt Du, wie man das unterstrichen ausdruckt?", fragte er. "Klar", antwortete ich, "es gibt eine Methode, das Ergebnis in 5 Sekunden fertig zu stellen". Er war sichtlich überrascht. Ich nahm ein Lineal und seinen schwarzen Stift und zog eine dünne Linie unter der bestimmten Textpassage. "So, nun kannst Du den Brief rausschicken und das mit dem Unterstreichen zeige ich Dir später", lachte ich. Sein Problem war - zumindets in diesem Moment - gelöst.
OK, sein eigentliches Problem, Texte unterstrichen auszudrucken, war in diesem Moment noch nicht gelöst. Aber wie schnell brauchte er diese Funktion wieder? Erstes und vorrangiges Ziel war, einen Brief zu erstellen. Dieses wichtige Ziel war erreicht. In nur 20% seiner verwendeten Zeit, hat er bereits 80% seines Produktes hergestellt - den Brief. Warum er nun so viel Zeit in dieses letzte Problem investierte, blieb offen. Er hätte in dieser Zeit beinahe alle wichtigen Schreiben des Tages erledigen können.
An dieser Stelle sein noch ein wichtiger Merksatz erlaubt:
Zeit, die man zum Schärfen seines Werkzeuges investiert, ist keine verschenkte Zeit.
Dieses Sprichwort zeigt, daß z.B. Weiterbildung, das Nachdenken über Produktionsabläufe oder gemeinsame Gespräche wichtig sind, um einen flüssigen Arbeitsablauf zu garantieren. Spart jemand das "Schärfen" ein, wird er den Rest des Tages über seine stumpfen Werkzeuge klagen und nicht viel schaffen.
Aufgabe: Überlegen Sie, ob die Organisation in Ihrem Betrieb eher eine dienende, herrschende oder Alibi Funktion hat.
Aufgabe: Unternehmensziel: Wer bestimmt es ?
Aufgabe: bestimmen Sie die Ziele eines Unternehmens am Beispiel einer Kommune:
Merke:
Wer langsam seinem Ziel entgegen geht, ist immer noch geschwinder als der, der ohne Ziel herumirrt.
Der Mensch kann nicht tausend Tage gute Zeit haben, so wie die Blume nicht hundert Tage blühen kann. Tseng Kuang
Zentrale Fragen der Organisation sind:
Wo geht es hin ?
Wo geht es los ?
Wo geht es lang ?
Aufgabengliederungsplan und Verwaltungsgliederungsplan
Der "Einheitsgliederungsplan" ist bereits 1937 entstanden. Damit sollte die kommunale Verwaltungsorganisation vereinheitlicht werden. Der Plan ging von einer Grundaufgabe aus, die von jeder Gemeinde zu erledigen ist.
Auch heute ist es zu begrüßen, wenn Bürgerinnen und Bürger in jeder Stadt einen ähnlichen Aufbau wiederfinden können und sich schnell zurechtfinden können. Allerdings sind heute die Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit auch wesentlich besser, so daß es schon Abweichungen geben kann (siehe auch Verwaltungsreform ).
Ein Aufgabengliederungsplan kann also folgende Aufgabenhauptgruppen umfassen:
Allgemeine Verwaltungsaufgaben
Finanzen
Recht, Sicherheit und Ordnung
Schule und Kultur
Sozial- und Gesundheitswesen
Bauwesen
Öffentliche Einrichtungen
Wirtschaft und Verkehr
Diese Aufgabenhauptgruppen unterteilen sich in weitere Aufgabengruppen: Zum Beispiel:
1 Allgemeine Verwaltungsaufgaben
10 Zentrale Verwaltungsaufgaben (u.a. 3.Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden, 5. Allgemeine Angelegenheiten der Gemeindevertretung, 6. Ortsrecht, 8. Repräsentationen und Ehrungen, 9. Organisation, 10. Regelung des Geschäftsganges und des allgemeinen Deinstbetriebes, 11. Maßnahmen der Verwaltungsvereinfachung)
11. Personalwesen (1. Beamte, 2. Angestellte, 3. Arbeiter, 4. Versorgung, 5. Aus- und Fortbildung, 6. Berechnung und Anweisung der Gehälter, Vergütungen, Löhne, .... 9. Dienstwohnungen, 10. Dienststrafsachen, 11. Ehrungen, 12. Schutzkleidung, 13. Soziale Betreuung (Beihilfen, Unterstützungen, Gemeinschaftsküchen, Unfallschutz, Wohnungsfürsorge, 14. Personalärztlicher Dienst,... 18. Dienstausweise)
12. Statistik und Wahlen ...
13. Pressewesen (1. Verbindung zu öffentlichen Informationsdiensten, 2. Unterrichtung von Presse, Rundfunk und Fernsehen über Gemeindeangelegenheiten, 3. Förderung gemeinschaftlicher Interessen, 4. Zusammenarbeit mit anderen Pressestellen, 5. Vorbereitung von Pressebesprechungen, 6. Auswertung kommunalpolitischer Mitteilungen der örtlichen und der überörtlichen Presse in einem Ausschnittdienst, 7. Herausgabe eines amtlichen Verkündungsblattes, 8. Zentrale Auftragserteilung für Anzeigen an die Presse)
14. Rechnungsprüfung ...
entsprechend gliedern sich die weiteren Aufgabenhauptgruppen ebenfalls weiter auf. Auch jede Aufgabengruppe kann sich weiter aufteilen.
Der Verwaltungsgliederungsplan zieht aus dem Aufgabenkatalog (Aufgabengliederungsplan) die organisatorischen Folgen: Für jede Aufgabengruppe ist meist ein Amt gebildet worden. Das Amt wird demnach als kleinste organisatorische Einheit (nicht zu verwechseln mit dem Amt als gemeinsame Verwaltung für mehrere Gemeinden). Aber auch hier sind örtliche Abweichungen möglich.
Der Rahmengliederungsplan sieht folgende Einzelverwaltungen vor:
Allgemeine Verwaltung
Finanzverwaltung
Rechts-, Sicherheits- und Ordnungsverwaltung
Schul- und Kulturverwaltung
Sozial- und Gesundheitsverwaltung
Bauverwaltung
Verwaltung für öffentliche Einrichtungen
Verwaltung für Wirtschaft und Verkehr
Auch hier sind weitere Untergliederungen möglich. Zum Beispiel
2 Finanzverwaltung
20. Kämmerei
21. Stadtkasse
22. Steueramt
23. Liegenschaftsamt
Wie gesagt, alle oben genannten Pläne sind Muster, die in jeder Verwaltung unterschiedlich ausgestaltet sein können. Ich empfehle, die tatsächlichen Aufgaben regelmäßig zu prüfen, Pläne den neuen Erfordernissen anzupassen und entsprechend die Organisationspläne regelmäßig neuen Verhältnissen anzupassen.
(c) Thorsten Dahl, diese Seiten sind unter http://home.foni.net/~thorsten-dahl abrufbar.
